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Parfois négligée par les entrepreneurs du bâtiment, une messagerie vocale professionnelle accueillante est pourtant très importante pour l’image de son entreprise. Si la montée du digital fait que les particuliers privilégient de plus en plus Internet, le téléphone reste un outil central dans la vie d’un artisan. Et en cas d’indisponibilité, c’est l’annonce de votre répondeur téléphonique qui accueille vos contacts. Qu’il soit classique ou original, votre message de répondeur doit être clair, personnalisé et professionnel ! En manque d’inspiration ? On vous propose ici 10 idées de messages pour répondeur professionnel BTP, ainsi que des conseils pour réussir votre annonce.
Enregistrer une annonce est une première pour vous, et que vous n’êtes pas très à l’aise ? 📞 Rassurez-vous, vous n’êtes pas le seul ! Malgré ce qu’on pourrait croire, cette tâche est loin d’être facile. Voici comment enregistrer un message pour répondeur professionnel BTP percutant.
Qui dit annonce à vocation professionnelle, dit aussi positionnement professionnel. En effet, la voix et les tournures de phrase d’un répondeur pro doivent différer d’un répondeur personnel. Imaginez que vous vous adressez directement à un client et soignez vos mots et vos expressions.
Prenez soin de bien articuler et de formuler des phrases claires, audibles et rythmées. Évitez aussi de bafouiller, de manger vos mots ainsi que les fameux “euh…” peu engageants.
Tout aussi important, gardez un ton convivial et courtois. La messagerie est parfois le premier point de contact entre vous et un futur client, l’idée est donc de donner une bonne impression !
De même, n’oubliez pas de rappeler votre identité en début de message. Si cela peut sembler superflu, c’est pourtant un bon moyen de filtrer des erreurs d’appels ou de numéros. De plus, confirmer à votre correspondant qu’il est au bon numéro vous donnera l’air plus professionnel.
Le message de votre répondeur professionnel BTP doit être relativement court et synthétique. On dit ainsi qu’une annonce téléphonique efficace ne doit pas excéder les 30 secondes. Au-delà, vous risquez de lasser votre correspondant qui raccrochera sans laisser de message.
Bien sûr, le texte peut être légèrement plus long si vous jugez cela utile. Un événement particulier peut par exemple nécessiter des explications plus détaillées. Dans ce cas, essayez quand même de résumer la situation aussi brièvement que possible, sans trop vous égarer.
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Le but d’un répondeur téléphonique est d’informer vos contacts de votre indisponibilité à un instant T. Vous pouvez être en déplacement, en réunion de chantier, en train de réaliser des travaux, d’échanger avec un prospect, etc… D’où l’intérêt de faire un message vocal assez générique.
Toutefois, suivant la période de l’année et les imprévus, les raisons de cette indisponibilité peuvent varier. C’est pourquoi il est alors conseillé d’adapter le texte de votre répondeur.
Vous partez en vacances, fermez votre entreprise pour Noël, êtes en arrêt maladie, en congé maternité/paternité, ou autre ? Informez-en vos clients. Nul besoin de révéler votre vie personnelle, prévenez-les juste du caractère exceptionnel de la situation et de la durée de votre absence.
Place maintenant aux exemples concrets avec nos 10 idées de messages pour répondeur professionnel dans le bâtiment !
Voici plusieurs exemples de messages vocaux génériques, adaptés aux situations de tous les jours : déplacement, chantier, rendez-vous, réunion de travaux, week-ends et jours de repos, etc.
Un conseil : quel que soit le contenu du message, terminez toujours par un « Merci et bonne journée » qui donne un côté plus sympathique.
🌴 En cas de fermeture annuelle ou de départ en vacances pendant quelques jours ou semaines, informez-en vos contacts. N’oubliez pas de spécifier la durée de votre absence et la date de votre retour, au cas où votre prospect souhaite vous joindre à ce moment là.
Votre entreprise doit stopper temporairement les chantiers à cause d’une décision du gouvernement (type pandémie) ? Ne laissez pas vos clients et vos prospects dans l’ombre et communiquez dessus via votre répondeur :
Vous et vos employés faites le pont à l’occasion d’un jour férié ? Même s’il ne s’agit que de quelques jours, informez-en vos contacts afin qu’ils sachent pourquoi vous ne répondez pas au téléphone :
Si votre entreprise participe à un salon professionnel du bâtiment, ce peut être une bonne idée de personnaliser le texte de votre répondeur téléphonique. Non seulement cela montre votre professionnalisme mais peut aussi inciter des personnes à venir vous rencontrer sur le salon.
N’hésitez donc pas à piocher parmi ces 10 exemples d’annonces pour enregistrer votre propre répondeur professionnel BTP. Vous pouvez tout à fait les utiliser mot pour mot, ou créer le vôtre en choisissant vos expressions préférées.
Si vous avez l’esprit plus créatif, rien ne vous empêche d’imaginer une annonce plus originale et personnalisée, voir même d’ajouter un peu d’humour ! N’oubliez pas, toutefois, que votre messagerie vocale est la “vitrine” téléphonique de votre entreprise : restez donc toujours professionnel et cordial !
Et si vous souhaitez déléguer cette tâche, sachez qu’il existe aussi des services de messagerie téléphonique qui peuvent s’en charger pour vous.