Sommaire
Vos collaborateurs peuvent souvent être amenés à réaliser des dépenses dans le cadre de leur activité professionnelle. Leur gestion n’est pas toujours évidente, ce qui peut amener des frustrations dues à des remboursements tardifs.
Tour d’horizon sur ce qu’il faut savoir pour gérer au mieux vos dépenses professionnelles.
Pour qu’une dépense soit remboursable, il faut que :
Ce second point implique que l’entreprise doit avoir rédigé une politique de dépenses et d’achats claire. Celle-ci doit détailler les dépenses remboursées pour l’entreprise et doit également préciser à quelle hauteur ces dépenses sont remboursables.
De plus, la communication est un élément clé pour qu’une politique de dépense soit efficace, veillez donc à communiquer régulièrement à propos de celle-ci.
Voici quelques exemples de dépenses, généralement remboursables :
À lire : Indemnités de transport BTP : les montants 2021 et Indemnités de repas BTP : les montants 2021
Deux types de remboursements existent : le remboursement forfaitaire et le remboursement en réel.
L’entreprise décide quel type de remboursement adopter, il est généralement précisé dans le contrat de travail du collaborateur.
Cette méthode consiste à rembourser le collaborateur à hauteur des frais qu’il a engagés. Pour se faire rembourser sa dépense, le collaborateur devra passer par le processus “traditionnel” de traitement des notes de frais, généralement à l’aide de tableur Excel :
À noter que cette méthode comporte quelques inconvénients.
A lire également : Calcul de la marge commerciale : la méthode simple
Cette deuxième méthode de remboursement consiste à rembourser toujours le même montant, peu importe la somme déboursée par le collaborateur. Par exemple, 25€ par déjeuner seront remboursés, même si le collaborateur n’a dépensé que 20€ en réalité.
Dans ce cas, le collaborateur n’aura pas à fournir de justificatifs. Il devra quand même expliquer les raisons pour lesquelles il a effectué une dépense.
Tout comme pour le remboursement en frais réels, le collaborateur devra suivre le long processus de gestion des dépenses professionnelles pour se faire rembourser les frais avancés.
Certains remboursements, concernant par exemple les frais de repas ou d’hébergement, sont assez subtils à mettre en place. C’est pourquoi l’URSSAF a mis en place des barèmes pour ces frais, que les entreprises se doivent de suivre.
| Repas | Logement & petit déjeuner | ||
| Paris départements des Hauts-de-Seine (92), Seine-Saint-Denis (93) et Val-de-Marne (94) | Autres départements | ||
| Pour les 3 premiers mois | 19,10 € | 68,50 € | 50,80 € |
| Entre le 3ème et le 24ème mois | 16,20 € | 58,20 € | 43,20 € |
| Entre le 24ème et le 72ème mois | 13,40 € | 48,00 € | 35,60 € |
Si un collaborateur a des frais importants à avancer, il peut demander une avance sur frais. Deux types d’avance de frais existent :
Dans ces deux cas, le collaborateur devra tout de même réaliser une note de frais et justifier l’ensemble de ses dépenses à la fin du mois ou à la fin de la mission.
Pour être remboursable, une note de frais doit présenter tous les justificatifs liés aux dépenses réalisées. Sans justificatif, il est probable qu’une dépense ne soit pas remboursée au collaborateur puisque l’entreprise doit être en mesure de justifier toutes les dépenses de ses collaborateurs à l’Urssaf.
Si un collaborateur perd son justificatif, certaines solutions existent tout de même pour se faire rembourser sa dépense.
En fonction du type de dépense professionnelle, il faudra apporter certaines précisions, en plus du justificatif à fournir. Voici comment justifier vos différentes dépenses :
| Document à fournir | Précisions à apporter / critères à respecter | |
| Frais de restauration | Reçu original | Nom de client ou fournisseur invité.Nom de son entreprise.Fonctions de l’invité.Motif du repas. |
| Frais de déplacement | Billet de transport | Motif du déplacement. |
| Frais d’hébergement | Facture détaillée | Distance lieu de la mission – domicile doit être supérieur à 50 kilomètres. Elle ne doit pas pouvoir être parcourue en moins d’1h30.Indiquer le nombre de nuits.Indiquer les frais détaillés de la chambre. |
| Frais kilométriques | Carte grise du véhicule | Motif du déplacement.Lieu du déplacement.Kilométrage réalisé pendant le projet.La puissance fiscale du véhicule. |
À noter : il est possible de dématérialiser l’ensemble de vos justificatifs. Cela présente de nombreux avantages et vous permettra par exemple d’éviter de perdre vos justificatifs en les prenant en photo directement après votre dépense ! Il faudra cependant que l’archivage soit à valeur probante, pour qu’ils aient une valeur juridique.
L’entreprise devra également conserver l’ensemble des justificatifs de dépenses pendant 10 ans. De ce fait, la dématérialisation de vos justificatifs se révélera être un véritable gain de temps et d’espace.
Certaines entreprises, comme Mooncard, garantissent l’archivage à valeur probante de vos justificatifs.
Mooncard est une solution de paiement innovante, permettant d’automatiser la gestion de vos dépenses professionnelles depuis le paiement jusqu’à leur intégration comptable.
Ainsi, votre processus de gestion se résume à quelques étapes :
En bonus, Mooncard est partenaire de Flying Blue, programme de fidélité d’Air France, ce qui vous permet de cumuler jusqu’à 15 Miles pour 10 euros de dépenses professionnelles.
Vous souhaitez avoir plus de renseignements sur les solutions Mooncard ? Réservez votre démo.