Note de frais : faciliter la gestion de vos dépenses professionnelles

Vos collaborateurs peuvent souvent être amenés à réaliser des dépenses dans le cadre de leur activité professionnelle. Leur gestion n’est pas toujours évidente, ce qui peut amener des frustrations dues à des remboursements tardifs.

Tour d’horizon sur ce qu’il faut savoir pour gérer au mieux vos dépenses professionnelles.

Savoir quels frais sont remboursables 

Pour qu’une dépense soit remboursable, il faut que : 

• Elle soit réalisée dans l’intérêt de l’entreprise.
• Elle corresponde aux critères précisés dans la politique de voyage ou d’achats.

Ce second point implique que l’entreprise doit avoir rédigé une politique de dépenses et d’achats claire. Celle-ci doit détailler les dépenses remboursées pour l’entreprise et doit également préciser à quelle hauteur ces dépenses sont remboursables.

De plus, la communication est un élément clé pour qu’une politique de dépense soit efficace, veillez donc à communiquer régulièrement à propos de celle-ci.

Voici quelques exemples de dépenses, généralement remboursables : 

• Les frais de repas, engagés dans le cadre d’un repas d’affaires ou d’un déplacement.
• Les frais d’hébergement, déboursés lors d’un déplacement. Pour que les frais d’hébergement soient remboursables, il faut que vous soyez dans l’impossibilité de faire l’aller-retour dans la journée. De ce fait, la distance minimale entre votre domicile et le lieu de la mission doit être de 50 kilomètres, au minimum.
• Les frais de transport, engagés lors d’un déplacement professionnel. Il faudra conserver votre billet et préciser le motif du déplacement pour vous faire rembourser.

À lire : Indemnités de transport BTP : les montants 2021 et Indemnités de repas BTP : les montants 2021

Choisir sa méthode de remboursement : entre frais réels et déduction forfaitaire

Deux types de remboursements existent : le remboursement forfaitaire et le remboursement en réel. 

L’entreprise décide quel type de remboursement adopter, il est généralement précisé dans le contrat de travail du collaborateur.

Le remboursement des frais réels

Cette méthode consiste à rembourser le collaborateur à hauteur des frais qu’il a engagés. Pour se faire rembourser sa dépense, le collaborateur devra passer par le processus “traditionnel” de traitement des notes de frais, généralement à l’aide de tableur Excel :  

• Le collaborateur avance les frais sur ses fonds personnels.

• Au retour de son déplacement ou à la fin du mois, il réalise une note de frais, détaillant les dépenses réalisées et présentant l’ensemble des justificatifs de paiement associés.
• La note de frais est ensuite envoyée à la comptabilité, qui valide la dépense si celle-ci est justifiée et rentre dans les critères de remboursement.
• Une fois la note de frais validée, le collaborateur reçoit son remboursement.

À noter que cette méthode comporte quelques inconvénients. 

• Les processus sont longs, puisque le remboursement d’un collaborateur met en général un mois, ce qui peut créer des frustrations. 
• Le contrôle de l’ensemble des dépenses par la comptabilité représente une tâche fastidieuse et sans réelle valeur ajoutée. 
• Le risque d’erreur liée à la saisie et ressaisie des informations de dépenses est assez fort, ce qui peut avoir de lourdes conséquences sur votre entreprise en cas de contrôle de l’URSSAF.

A lire également : Calcul de la marge commerciale : la méthode simple

La déduction forfaitaire

Cette deuxième méthode de remboursement consiste à rembourser toujours le même montant, peu importe la somme déboursée par le collaborateur. Par exemple, 25€ par déjeuner seront remboursés, même si le collaborateur n’a dépensé que 20€ en réalité.

Dans ce cas, le collaborateur n’aura pas à fournir de justificatifs. Il devra quand même expliquer les raisons pour lesquelles il a effectué une dépense. 

Tout comme pour le remboursement en frais réels, le collaborateur devra suivre le long processus de gestion des dépenses professionnelles pour se faire rembourser les frais avancés.

Le barème de remboursement mis en place par l’URSSAF

Certains remboursements, concernant par exemple les frais de repas ou d’hébergement, sont assez subtils à mettre en place. C’est pourquoi l’URSSAF a mis en place des barèmes pour ces frais, que les entreprises se doivent de suivre.

	Repas	Logement & petit déjeuner
Paris départements des Hauts-de-Seine (92), Seine-Saint-Denis (93) et Val-de-Marne (94)	Autres départements
Pour les 3 premiers mois	19,10 €	68,50 €	50,80 €
Entre le 3ème et le 24ème mois	16,20 €	58,20 €	43,20 €
Entre le 24ème et le 72ème mois	13,40 €	48,00 €	35,60 €

Les avances sur frais

Si un collaborateur a des frais importants à avancer, il peut demander une avance sur frais. Deux types d’avance de frais existent :

• L’avance permanente : un budget mensuel est évalué et versé au collaborateur pour couvrir ses frais professionnels. 
• L’avance ponctuelle : le collaborateur a une mission impliquant des frais importants, ceux-ci sont alors estimés et un budget est versé au collaborateur. 

Dans ces deux cas, le collaborateur devra tout de même réaliser une note de frais et justifier l’ensemble de ses dépenses à la fin du mois ou à la fin de la mission.

Le remboursement d’une note de frais

Justifier une note de frais

Pour être remboursable, une note de frais doit présenter tous les justificatifs liés aux dépenses réalisées. Sans justificatif, il est probable qu’une dépense ne soit pas remboursée au collaborateur puisque l’entreprise doit être en mesure de justifier toutes les dépenses de ses collaborateurs à l’Urssaf.

Si un collaborateur perd son justificatif, certaines solutions existent tout de même pour se faire rembourser sa dépense.

En fonction du type de dépense professionnelle, il faudra apporter certaines précisions, en plus du justificatif à fournir. Voici comment justifier vos différentes dépenses :

	Document à fournir	Précisions à apporter / critères à respecter
Frais de restauration	Reçu original	Nom de client ou fournisseur invité.Nom de son entreprise.Fonctions de l’invité.Motif du repas.
Frais de déplacement	Billet de transport	Motif du déplacement.
Frais d’hébergement	Facture détaillée	Distance lieu de la mission – domicile doit être supérieur à 50 kilomètres. Elle ne doit pas pouvoir être parcourue en moins d’1h30.Indiquer le nombre de nuits.Indiquer les frais détaillés de la chambre.
Frais kilométriques	Carte grise du véhicule	Motif du déplacement.Lieu du déplacement.Kilométrage réalisé pendant le projet.La puissance fiscale du véhicule.

À noter : il est possible de dématérialiser l’ensemble de vos justificatifs. Cela présente de nombreux avantages et vous permettra par exemple d’éviter de perdre vos justificatifs en les prenant en photo directement après votre dépense ! Il faudra cependant que l’archivage soit à valeur probante, pour qu’ils aient une valeur juridique.

L’entreprise devra également conserver l’ensemble des justificatifs de dépenses pendant 10 ans. De ce fait, la dématérialisation de vos justificatifs se révélera être un véritable gain de temps et d’espace.

Automatiser et gérer ses dépenses professionnelles

Certaines entreprises, comme Mooncard, garantissent l’archivage à valeur probante de vos justificatifs. 

Mooncard est une solution de paiement innovante, permettant d’automatiser la gestion de vos dépenses professionnelles depuis le paiement jusqu’à leur intégration comptable.

Ainsi, votre processus de gestion se résume à quelques étapes :

• Le collaborateur paie sa dépense avec sa carte Mooncard.
• Il prend en photo son justificatif (et peut ensuite le jeter car il est archivé numériquement).
• Les informations issues de la transaction sont pré-remplies automatiquement dans la note de frais, le collaborateur n’a plus qu’à valider sa dépense.
• Après approbation, elle est directement envoyée en comptabilité.
• Vos écritures comptables sont automatiquement générées et intégrées à votre logiciel comptable, selon votre paramétrage et votre plan comptable. Gagnez en fiabilité en supprimant la ressaisie manuelle.

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En bonus, Mooncard est partenaire de Flying Blue, programme de fidélité d’Air France, ce qui vous permet de cumuler jusqu’à 15 Miles pour 10 euros de dépenses professionnelles. 

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