8 pratiques à suivre pour une gestion efficace de ses sous-traitants dans le bâtiment

En France, la sous-traitance est régie par la loi et repose sur un contrat entre deux entreprises : le donneur d’ordre et le sous-traitant. Et comme pour toute relation professionnelle, elle demande une gestion hors pair et beaucoup de communication. Alors, si vous êtes donneur d’ordre, comment sous-traiter un chantier efficacement et en toute sécurité ? Découvrez 8 bonnes pratiques pour une bien gérer ses sous-traitants dans le bâtiment !

Pourquoi sous-traiter dans le BTP ?

L’entreprise sous-traitante travaille pour le donneur d’ordre et lui rend des comptes, sans rapport direct avec le client final (le maître d’ouvrage). Le donneur d’ordre fournit donc un cahier des charges détaillé pour le contrat de sous-traitance BTP, complété par un planning d’exécution.

Une entreprise sous-traitante en bâtiment vient ainsi souvent répondre à un besoin de main-d’œuvre ou de compétences spécifiques qu’une autre entreprise ne possède pas en interne. La sous-traitance permet de disposer ponctuellement de ces ressources, avec beaucoup plus de flexibilité que dans le cadre d’un recrutement classique.

8 conseils pour gérer ses sous-traitants

1. Bien définir vos besoins en matière de sous-traitance

Avant de faire appel à du personnel sous-traitant, il est indispensable d’évaluer précisément vos besoins en main-d’œuvre supplémentaire. Il est crucial de bien planifier les ressources internes, c’est-à-dire avoir une vue claire des disponibilités de votre propre personnel afin de mieux identifier les manques à combler. Vous aurez également plus de facilité à comparer les différentes offres des sous-traitants en fonction de ce dont vous avez réellement besoin.

2. Sélectionnez les bonnes entreprises sous-traitantes

Le choix du partenaire est une étape cruciale pour le succès de la collaboration. Prenez le temps de vous informer sur l’entreprise candidate : a-t-elle une bonne réputation ? Engage-t-elle un personnel qualifié et employé selon un contrat de travail réglementaire ? Ses ouvriers sont-ils formés aux normes de sécurité ? Dans le secteur du bâtiment, il est particulièrement important de faire preuve de prudence. Vérifiez ses qualifications, la conformité de son personnel ou encore le respect des mesures de sécurité.

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3. Contrôlez la conformité des sous-traitants

Pour gérer effectivement vos sous-traitants, il est également essentiel de vous protéger légalement contre les mauvaises pratiques. Ces derniers doivent en effet exercer en conformité avec la Loi Sapin II et la loi relative au devoir de vigilance.

Il est donc indispensable pour l’entreprise donneuse d’ordre de collecter et vérifier tous les documents administratifs des sous-traitants pour éviter d’engager la responsabilité de son entreprise. N’hésitez pas aussi à établir un référentiel des sous-traitants basé sur leur conformité et leurs compétences, afin de les sélectionner plus efficacement à court et moyen terme.

4. Mettez en place une charte de bonnes pratiques

Une bonne gestion des sous-traitants permet de garantir la bonne exécution du chantier pendant les travaux. Nous vous conseillons donc d’établir une charte partenariale de bonnes pratiques afin de préciser : 

• les mesures de travail à respecter pendant la durée de la prestation ;
• les règles de sécurité ;
• les conditions d’encadrement ;
• l’adéquation du travail confié ;
• les délais de réception de chantier ;
• les dispositifs juridiques existants, en précisant notamment les obligations du sous-traitant ;
• une approche d’échanges globale pour un chantier réussi ;
• les difficultés organisationnelles et de trésorerie à anticiper.

5. Encadrez la relation professionnelle par un contrat

L’édition d’un contrat de sous-traitance permet de maîtriser les risques de travail dissimulé et de se protéger en cas de litige. Il est ainsi possible d’inclure des clauses spécifiques comme la garantie de bonne fin, les pénalités pour retard de chantier, les responsabilités et assurances, ou encore les obligations de fournir des documents administratifs. À savoir qu’il existe des modèles de contrat prédéfinis pour réduire le temps consacré à leur rédaction et optimiser votre gestion de la sous-traitance. 

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6. Suivez la bonne exécution du chantier de sous-traitance

Gérer ses sous-traitants passe évidemment par un suivi de chantier efficace. Ceci vous permettra de contrôler le respect des obligations contractuelles et éviter les mauvaises surprises, mais aussi de vous assurer de la qualité et de la conformité des travaux réalisés par les sous-traitants.

Pour cela, des inspections régulières doivent être effectuées et le respect des délais vérifié. Un système de récompenses et de sanctions peut être mis en place pour encourager les performances exceptionnelles ou pénaliser le non-respect des termes du contrat !

7. Gérer ses sous-traitants en anticipant les problèmes

Une gestion des sous-traitants efficace passe par une anticipation des problèmes et des conflits : cela vous permettra d’éviter les litiges juridiques et les retards de chantier. La rigueur et la médiation sont essentielles. Dès qu’un problème survient, il faut l’aborder rapidement et trouver des solutions.

Pour cela, appuyez-vous sur la clause de règlement des différends de votre contrat de sous-traitance, qui spécifie les moyens de résoudre les conflits. En cas de conflit persistant, vous pouvez recourir à une médiation. Si celle-ci échoue, il est possible d’envisager une action en justice.

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8. Communiquez tout au long du projet

La sous-traitance en bâtiment exige un échange d’informations fluide et transparent. Une bonne communication est essentielle pour tout projet de construction. Elle permet de renforcer la cohésion au sein de votre entreprise et de partager efficacement les plannings et les obligations liés aux contrats de sous-traitance.

Adoptez des pratiques simples comme :

• l’élaboration d’un rapport après chaque visite de chantier et l’envoi d’une copie au maître d’ouvrage ;
• l’organisation régulière des réunions de chantier pour rencontrer tous les intervenants et discuter des progrès ;
• la prise en main de vos responsabilités et obligations envers vos employés, vos sous-traitants et vos clients.

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Vous l’aurez compris : bien gérer ses sous-traitants permet de réduire les risques et d’assurer la rentabilité des entreprises du BTP. Pour sous-traiter dans les meilleures conditions, n’hésitez pas à vous munir d’outils pour créer un contrat de sous-traitance en BTP en quelques clics, ou bien pour mettre en place et suivre votre planning de chantier sur une plateforme digitale, accessible à tous. De nombreuses solutions existent pour vous simplifier la tâche, ainsi qu’à votre sous-traitant BTP !

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