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Document essentiel en entreprise, la facture permet de vous faire payer. C’est aussi une preuve du service effectué et/ou du produit vendu. Très importante, elle doit être établie en bonne et due forme et doit répondre à certaines règles pour être valable. Alors, qu’est-ce qu’une facture ? Quel est son rôle et quelles mentions légales doit-elle comporter ? Focus sur cet élément comptable indispensable en entreprise.
La facture est un document de comptabilité qui prouve un achat ou une vente. Elle liste les biens et les services fournis par votre entreprise, et indique par la même occasion leur prix, ainsi que le montant total à payer par l’acheteur.
La facture est donc indispensable puisque c’est le document qui identifie le créancier (vous-même) et le débiteur (votre client) et sert de demande de paiement. Mais pour être valable, elle doit remplir certaines conditions.
Selon la législation en vigueur, la facture est obligatoire. Sachez que l’acheteur a le droit de réclamer d’en réclamer une si celle-ci ne lui a pas été transmise.
La facture est un document essentiel qui va permettre :
Tout dépend du pays dans lequel vous résidez. En effet, la directive TVA permet aux pays de l’Union européenne d’imposer leurs propres délais de stockage. Ainsi la France n’aura pas les mêmes exigences que l’Espagne en termes de durée de conservation d’une facture. En France, sachez que les factures doivent être conservées durant 10 ans par les deux parties.
Il existe plusieurs types de factures :
Pour être conforme, une facture doit obligatoirement contenir différentes mentions légales. Elle se compose de 3 grandes parties :
L’entête, qui contient plusieurs mentions obligatoires, telles que :
Les lignes de la facture doivent indiquer les différents biens ou services fournis ainsi que leur prix. Elles doivent également décrire les différentes composantes d’un projet ou produit et leur prix unitaire.
S’il s’agit de prestation de services, les lignes devront également indiquer le tarif horaire et le temps consacré à chaque partie du projet. N’oubliez pas d’indiquer également la date de livraison ou de fin de la prestation.
Le récapitulatif doit contenir diverses informations, telles que :
Tout d’abord, soyez le plus clair et complet possible dans la description de vos prestations et/ou produits. Le client veut savoir concrètement ce qu’il achète ! Une belle présentation fait également toute la différence et reflète directement votre professionnalisme.
D’autre part, sachez qu’utiliser un logiciel de facturation vous permettra de gagner du temps et d’éviter les oublis. Cet outil très pratique vous garantit non seulement des factures conformes, mais facilite aussi considérablement la gestion administrative. En outre, vos documents sont consultables de n’importe où, et le suivi et les relances sont grandement simplifiés.
Si vous n’avez pas encore de logiciel à disposition, vous pouvez très bien utiliser Word ou Excel. Vous devrez juste être vigilant quant aux nombreuses mentions légales à ne pas oublier. Si vous souhaitez un exemple sur lequel vous appuyer, vous trouverez 6 modèles de facture ici.
La facture est donc un document à la fois comptable, commercial et juridique, édité en double exemplaire, et qui prouve qu’une vente a eu lieu. Obligatoire selon la loi, elle doit faire figurer plusieurs mentions légales pour être valable. C’est pourquoi, pour davantage de facilité, il est conseillé d’utiliser un logiciel de facturation pour facturer vos clients.