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Impossible de passer à côté des nouvelles obligations de facturation électronique à venir pour les entreprises ! En effet, à partir de 2024, la dématérialisation des factures deviendra progressivement obligatoire pour toutes les entreprises françaises. Et pour répondre à ces nouvelles règles, il existe un format de facture hybride : la Factur-X. Définition, avantages et obligations légales en matière de facturation électronique : découvrez notre guide complet.
À partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être capables de recevoir des factures électroniques et les grandes entreprises devront obligatoirement émettre des factures électroniques. Cette obligatoire s’étend aux ETI le 1er janvier 2025 et aux TPE/PME le 1er janvier 2026.
Cette réforme est appuyée par les pouvoirs publics français et européens afin d’accélérer la transformation numérique de la France. Toutes les conditions liées à la facturation électronique sont fixées par la DGFiP : les entreprises ne pourront plus envoyer les factures en format PDG simple.
La Factur-X est un format de facture qui a vu le jour en 2017 : il permet de répondre à la nouvelle norme de facturation électronique, la Norme sémantique européenne EN 16 931 du CEN et du Forum National de la Facture électronique (FNFE).
Cette norme définit avec précision la nature des données qui doivent être contenues dans une facture électronique. La Factur-X est une facture hybride ou facture mixte puisqu’elle se compose de deux fichiers à la fois, lui permettant d’être lue par un humain comme par un logiciel :
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Avant de nous pencher plus en avant sur le format Factur-X, prenons le temps de lister les différents formats de factures qui existent :
La norme Facture X permet tout d’abord de réduire ses coûts : on estime une diminution de 50 % du coût global du traitement des factures. En effet, la dématérialisation des factures réduit les délais de paiement, limite le risque d’erreurs et le risque de fraude.
Les équipes économiseraient également 30 % de temps de traitement puisque les factures pourront être traitées automatiquement par des logiciels de facturation ou de comptabilité. C’est un gain de temps non négligeable puisqu’il ne sera plus nécessaire de ressaisir toutes les données manuellement !
Le nouveau standard Factur-X permet également de créer des factures avec un maximum de valeur ajoutée, c’est-à-dire des informations utiles sous forme structurée. Tous les clients, prestataires et fournisseurs pourront lire la facture en image ou avec les données structurées selon leurs besoins et le niveau d’automatisation de leurs process.
Le format Factur-X va donc devenir la norme d’ici 2024. Il est nécessaire de se préparer dès maintenant à cette nouvelle réglementation pour anticiper ce basculement numérique et adopter les nouveaux formats de facture dématérialisée.
Rapprochez-vous dès aujourd’hui d’une plateforme de dématérialisation pour envoyer et réceptionner vos e-factures dans les règles de l’art ! Vous aurez ainsi le temps de vous familiariser avec vos nouvelles obligations avant la date butoir.
Enfin, la Facture X garantit la traçabilité des informations et l’authenticité des données de facturations pour sécuriser les paiements et éviter la fraude. La fonctionnalité d’archivage assure l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu pour chaque facture émise.
Comme nous l’avons mentionné plus haut, pour être valable, la Facture X doit respecter la norme sémantique EN 16931. Il s’agit donc d’une norme commune entre la France et l’Allemagne.
La Factur-X apparaît comme un document PDF simple, mais un fichier XML y est rattaché. Le but : que les métadonnées de cette facture (numéro de facture, date, identités du récepteur et de l’émetteur, montants, etc.) puissent être lues par un ordinateur, outil numérique ou logiciel.
L’enregistrement des différents exercices comptables est donc automatisé, de même que le reporting des données aux administrations fiscales compétentes.
La Factur-X reste… une facture ! Cela signifie qu’elle doit contenir certaines mentions obligatoires pour avoir une valeur légale et respecter la législation. Votre document doit donc contenir les éléments suivants :
La Factur-X est un excellent compromis entre la lisibilité simple d’un format PDF et le traitement automatisé des formats structures ! Que vous deviez passer à la facturation électronique obligatoire en 2024 ou en 2026, optimisez dès à présent vos process pour anticiper ces changements et profiter le plus tôt possible des avantages de la facture électronique pour votre activité professionnelle.