Facture dématérialisée : les 3 formats à connaître

Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, le Portail Public de Facturation (PPF) acceptera 3 formats spécifiques de facture dématérialisée. Pour les entreprises, il est essentiel de posséder les outils et les procédures adéquats pour produire et envoyer leurs factures conformément à ces formats, tous en accord avec la législation en vigueur ! Alors, quel format de facture dématérialisée obligatoire utiliser ? On vous explique !

Qu’est-ce qu’une facture dématérialisée ?

Selon la législation, « une facture électronique est une facture qui est créée, envoyée et reçue dans un format numérique, et qui contient un ensemble de données minimales structurées, la distinguant ainsi des factures papier ou des PDF classiques ». 

Il y a divers formats de factures dématérialisées, chacun avec ses propres caractéristiques en termes de compatibilité, d’utilisation et de sécurité :

• Les factures structurées, conformes aux normes de l’échange de données informatisé (EDI), sont efficaces pour prévenir les erreurs de traitement ou de saisie ;
• Les factures non structurées se présentent sous forme de fichiers JPG ou PDF ;
• Les factures hybrides combinent les aspects des deux premiers types, se matérialisant sous forme de PDF avec des informations structurées.

La facture dématérialisée au coeur de la réforme 2024/2026

L’adoption de la facturation électronique devient une norme pour toutes les entreprises en France, qu’elles opèrent dans le secteur privé ou public.

Depuis le 1er janvier 2018, les petites et moyennes entreprises (PME) ainsi que les grandes entreprises doivent émettre des factures électroniques pour les transactions avec les entités publiques, en utilisant la plateforme Chorus Pro mise en place par le gouvernement.

Initialement, la transition complète vers l’obligation de facture dématérialisée était prévue entre 2023 et 2025. Cependant, afin de donner plus de temps aux entreprises françaises pour s’adapter et se préparer, les autorités ont reporté ce calendrier.

Désormais, la période transitoire pour l’adoption de la facturation électronique est fixée du 1er janvier 2024 au 1er janvier 2026. À partir de 2026, la dématérialisation des factures deviendra une exigence obligatoire pour l’ensemble des entreprises françaises.

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Les 3 formats de facture dématérialisée autorisés

1. CII (Cross Industry Invoice)

Le format CII est une norme technique basée sur XML (eXtensible Markup Language), conçue pour faciliter les échanges d’informations structurées entre entreprises et organisations gouvernementales.

Élaborée par le Centre des Nations Unies avec l’apport de diverses organisations professionnelles, elle est validée par l’administration fiscale et compatible avec la plateforme Chorus Pro. Le CII garantit des transactions électroniques sécurisées, répondant aux normes de sécurité gouvernementales et internationales, comme l’ISO 20022.

2. UBL (Universal Business Language)

La facture dématérialisée UBL est un standard ouvert, également fondé sur XML, pour l’échange de données électroniques entre partenaires commerciaux et organisations. Développé par l’Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS), il est géré par son comité technique.

L’UBL permet aux entreprises de créer et partager des documents standardisés facilement, améliorant l’efficacité des échanges de données. En France, l’UBL est utilisé dans le secteur public (B2G) pour émettre et recevoir des factures via Chorus Pro, simplifiant ainsi la communication entre systèmes hétérogènes.

3. Factur-X ou format hybride

Factur-X est un format hybride conforme à la Norme sémantique européenne EN 16 931, basée sur les standards franco-allemands définissant les données d’une facture dématérialisée. Il se caractérise par sa double nature :

• le PDF/A-3 qui présente la facture sous forme visuelle ;
• le fichier XML qui contient les données structurées de la facture.

Ce format hybride est lisible autant par les humains que par les logiciels, ce qui en fait une solution flexible et efficace pour la facturation électronique.

Comment éditer une facture dématérialisée ?

Ainsi, à partir de 2024, les formats traditionnels tels que PDF, Word, JPG (etc.) ne seront plus valables pour l’édition et l’envoi de factures électroniques. Les entreprises devront opter pour l’une des options suivantes pour gérer leurs factures :

• Le Portail Public de Facturation (PPF) en collaboration avec un Opérateur de Dématérialisation (OD) : ce choix implique d’utiliser le PPF conjointement avec un service fourni par un opérateur spécialisé en dématérialisation.
• Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) : ces plateformes sont spécialement habilitées pour offrir toutes les fonctionnalités requises par la réforme en matière de facturation électronique (e-invoicing) et de déclaration électronique (e-reporting).

Ces systèmes servent d’intermédiaires entre les entreprises et l’administration fiscale, facilitant l’émission, la transmission des factures électroniques, ainsi que la communication des données relatives aux factures, transactions et paiements à l’administration.

A lire également : Définition d’un Opérateur de Dématérialisation (OD)

Créer une e-facture étape par étape

Pour créer une facture dématérialisée, voici quelques points clés à respecter : 

• Respecter la législation en vigueur : assurez-vous de vous conformer aux normes légales et fiscales en matière de facturation électronique, notamment en termes de sécurité.
• Sélectionner un format de facture adapté : selon vos besoins spécifiques et les réglementations en place, optez pour un format de facture électronique approprié pour votre entreprise.
• Adopter un logiciel de facturation adapté : il existe une variété de logiciels de facturation électronique, gratuits ou payants. Choisissez celui qui correspond le mieux à vos exigences, offrant des fonctionnalités de sécurité et de conformité.
• Créer la facture électronique : utilisez votre logiciel de facturation pour générer la facture électronique, en y incluant toutes les informations nécessaires comme les coordonnées de l’émetteur et du destinataire, la description des produits ou services, les montants hors taxes, et les mentions légales requises.
• Envoyer la facture électronique : une fois la facture prête, envoyez-la à votre destinataire par email ou via une plateforme de facturation électronique. Veillez à confirmer que le destinataire a bien reçu et peut accepter la facture.
• Conserver une copie sécurisée de la facture : gardez une copie de chaque facture électronique pour la durée requise par la loi. Il est conseillé de stocker ces factures dans un système de gestion électronique de documents (GED) sécurisé, afin d’assurer une meilleure traçabilité et de protéger les données contre toute perte ou vol.

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Répondre à toutes ces nouvelles obligations en matière d’e-voicing peut sembler difficile, mais le passage à la facture dématérialisée obligatoire représente une opportunité pour les entreprises françaises, facilitant le traitement des factures. Choisissez dès maintenant votre logiciel de dématérialisation pour transiter en douceur vers l’e-facture et profiter de fonctionnalités avantageuses pour la gestion de votre entreprise !