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Dans le secteur du BTP, il est courant de demander un acompte à vos clients. Ce paiement partiel est effectué avant la finalisation du chantier, et vous offre une sécurité financière comme transactionnelle. Mais pour obtenir le versement d’un acompte, encore faut-il créer envoyer la facture d’acompte correspondante ! Définition d’une facture d’acompte, mentions obligatoires, comptabilisation, modèle de facture d’acompte : découvrez notre guide complet !
Une facture d’acompte est un document émis par un prestataire ou un vendeur pour enregistrer un paiement partiel, reçu avant la livraison complète d’un produit ou la fin d’un service.
Selon l’article 289 du Code général des impôts (CGI), l’émission d’une facture est obligatoire dès la réception d’un acompte, que le prestataire soit ou non assujetti à la TVA. Cette règle s’applique également aux micro-entrepreneurs.
Cependant, l’article 298 sexies du CGI prévoit des exceptions pour certaines transactions spécifiques, comme les livraisons intracommunautaires de biens et les transactions portant sur des moyens de transport neufs.
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En tant que document comptable, la facture d’acompte joue un rôle clé dans la gestion des mouvements de fonds du fournisseur, mais son utilité s’étend bien au-delà de la simple comptabilité.
Elle est particulièrement précieuse pour les transactions importantes qui engendrent des dépenses significatives, comme la main-d’œuvre ou la production de matériel. L’acompte permet au fournisseur de ne pas puiser dans sa trésorerie pour couvrir ces coûts : vous bénéficiez ainsi d’une meilleure gestion des risques contractuels.
Pour le client, facturer un acompte offre la possibilité de diviser le montant total de la transaction en plusieurs versements, afin de ne pas avoir à payer une somme conséquente d’un seul coup.
Le versement d’un acompte scelle un engagement contractuel entre les deux parties. Le client s’engage et promet de régler le prix total pour la prestation ou le produit à la date convenue, tandis que le prestataire s’engage à fournir le service ou à livrer le produit dans les délais stipulés. Cet arrangement assure à chaque partie que les engagements seront respectés en temps voulu.
Pour tous les paiements effectués avant la signature ou la clôture du contrat, il est nécessaire d’émettre une facture d’acompte, que le paiement ait eu lieu avant ou après la facturation. Si vous recevez un paiement ou une avance de la part de votre client avant la facture finale, l’émission d’une facture d’acompte est donc impérative.
Cette procédure vous aide à minimiser le risque d’impayés en garantissant la réception d’un paiement initial avant l’exécution du service ou la livraison du produit. Faire une facture d’acompte sert également à documenter les avances et acomptes perçus.
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La facture d’acompte est avant tout une facture. Ainsi, elle doit comporter certains éléments spécifiques pour être valide. Les mentions obligatoires sont les suivantes :
À noter également, la numérotation des factures d’acompte doit suivre la séquence chronologique utilisée pour les factures classiques.
Comment faire une facture d’acompte facilement, et surtout en minimisant le risque d’erreurs ? Le plus simple reste d’utiliser un logiciel de facturation ! Ces outils garantissent la précision et la conformité des factures avec les exigences réglementaires, tout en réduisant les erreurs manuelles.
Vous gagnez également un temps considérable grâce à l’automatisation du processus de devis/facture, avec une meilleure organisation des données financières. Un logiciel de devis et facture facilite le suivi des paiements et des soldes dus, pour que vous puissiez mieux gérer votre trésorerie.
Envoi automatique de rappels de paiement, création de rapports financiers, intégration avec d’autres systèmes comptables : profitez de nombreuses fonctionnalités pour optimiser votre gestion financière globale.
Pour les entreprises assujettis à la TVA, il est essentiel d’inclure le montant de cette taxe sur les factures d’acompte émises pour les services. Ainsi, les clients doivent payer la TVA au moment de régler l’acompte.
En revanche, pour les livraisons de marchandises, la TVA est uniquement facturée au moment de la livraison. Elle n’est donc pas incluse dans la facture d’acompte (qui doit être émise hors taxes) et n’apparaît que sur la facture finale.
Pour les marchandises, la facture d’acompte doit clairement indiquer que la livraison du produit (qui n’a pas encore eu lieu) est prévue pour une date spécifique. Si le fournisseur est exonéré de la TVA, cette taxe ne sera pas mentionnée sur la facture, et les montants y seront également hors taxes.
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Les acomptes, qui sont des sommes reçues lors de la commande, doivent être enregistrés comptablement par le fournisseur dès leur réception. Ces fonds sont à créditer sur le compte 4191 « Clients — Avances et acomptes reçus sur commandes ».
Si ces acomptes sont soumis à la TVA, le montant correspondant de la taxe doit être enregistré sur le compte 4457 « TVA collectée ». Dans le cadre de ses activités quotidiennes, le commerçant est souvent amené à émettre des factures d’acompte, mais il peut aussi se retrouver dans la position de celui qui paie un acompte et reçoit une facture comme justificatif.
Le client doit également comptabiliser les paiements partiels indiqués sur la facture. Tous les acomptes qu’il a versés doivent être inscrits au débit du compte 4091 « Fournisseur — Avances et acomptes versés sur commandes ». Si l’opération est assujettie à la TVA, celle-ci doit être débitée du compte 4456 « TVA sur les autres biens et services ».
Vous vous demandez toujours à quoi ressemble une facture avec acompte versé ? Voici ci dessous un exemple de facture d’acompte créé en quelques clics avec le logiciel Obat destiné aux artisans et professionnels du bâtiment.
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Demander un acompte sécurise la transaction financière en garantissant un flux de trésorerie initial pour le fournisseur. Cela permet de couvrir les coûts préliminaires, réduit les risques d’impayés et confirme l’engagement du client.
Il n’y a pas de règle fixe pour déterminer le montant d’un acompte. Le fournisseur propose un montant basé sur les coûts anticipés pour fournir le produit ou le service, comme indiqué dans le devis. Cependant, ce montant doit être approuvé par le client avant d’être finalisé.
La facture de solde après acompte, aussi appelée facture finale, est émise lors de la livraison de la marchandise ou à la conclusion de la prestation. Elle est accompagnée du paiement du solde restant du prix convenu. Ce document inclut les détails du devis initial et des factures antérieures (comme les factures d’acompte) afin de conserver un historique de tous les paiements effectués.
La facture d’acompte est donc un document essentiel pour les entreprises, et notamment les professionnels du BTP. En effet, il est courant de demander un acompte pour valider un chantier puisque les sommes engagées sont souvent conséquentes. La facture est alors obligatoire d’un point de vue légal, mais elle permet également de sécuriser la transaction et de protéger votre trésorerie.