Sommaire
La comptabilité d’une entreprise n’est pas toujours simple à tenir ! Oublis, erreurs, vols, doubles comptabilisations sont des choses qui arrivent et qu’il est important de connaître afin d’apporter les corrections nécessaires. L’état de rapprochement bancaire permet justement d’identifier ces anomalies afin de faciliter la gestion de votre activité. Grâce à cet outil de contrôle, vous pouvez vérifier la correspondance entre les opérations figurant sur votre relevé bancaire et celles de votre compte banque en comptabilité.
Mais, comment réaliser un état de rapprochement bancaire ? Quels sont les avantages à l’établir ? Focus sur ce document indispensable.
Le rapprochement bancaire est un processus de contrôle qui permet aux entreprises de vérifier la concordance entre le solde du compte banque de l’entreprise (compte 512) et celui mis en évidence par le relevé de compte bancaire qui émane de la banque.
Ce contrôle a pour but de détecter les divergences entre les différentes écritures, de trouver des justifications, et de corriger les erreurs. Le rapprochement bancaire se matérialise par le document de contrôle appelé “état de rapprochement bancaire« .
Ce document va donc rapprocher à une même date, le solde indiqué sur le relevé bancaire et celui du compte banque en comptabilité.
Le principal intérêt de l’état de rapprochement bancaire est de vérifier que l’ensemble des encaissements saisis en comptabilité ont bien été crédités sur le compte bancaire et qu’à l’inverse, l’ensemble des décaissements ont bien été débités.
Mais cet outil de contrôle a également d’autres intérêts. En effet, il permet de :
Enfin, l’état de rapprochement bancaire permet également de relever des décalages entre des opérations qui ont entraîné des encaissements ou des décaissements connus par l’entreprise dans un premier temps, et qui sont ensuite découverts et enregistrés par la banque.
En effet, il faut savoir que les décaissements et encaissements peuvent avoir des dates différentes. Imaginons par exemple que vous effectuez un paiement par chèque. Ce dernier sera enregistré comme décaissement à la date d’émission en comptabilité, mais au niveau de la banque, il sera débité bien plus tard et aura donc une date d’enregistrement ultérieure.
A lire également : Créance client | Définition en Comptabilité
L’état de rapprochement n’est pas obligatoire. En tant qu’outil de contrôle, il est toutefois conseillé de le réaliser de manière récurrente afin de connaître la situation réelle de votre trésorerie.
Le rapprochement bancaire en comptabilité peut être lourd et fastidieux à réaliser. C’est pourquoi de nombreuses entreprises tentent de faire l’impasse, ou le rapportent toujours à plus tard.
Cependant, afin d’éviter les erreurs et de devoir pointer de nombreuses opérations, il est important de réaliser un état de rapprochement bancaire le plus souvent possible. Cela permet également de réagir rapidement en cas d’erreurs qui peuvent parfois avoir de lourdes conséquences.
Il est donc recommandé de le réaliser 2 à 3 fois par an minimum. Cependant, si vous en avez le courage, le faire de manière mensuelle vous facilitera grandement la tâche !
Pour réaliser l’état de rapprochement bancaire, il est important de posséder :
Il est tout à fait possible de réaliser un état de rapprochement bancaire manuellement, sur papier ou à l’aide d’un tableur. Mais pour l’établir, vous devrez suivre plusieurs étapes.
Tout d’abord, rassemblez l’ensemble des documents listés ci-dessus. Vous pouvez ensuite procéder à la mise en place de votre tableau, qui se composera de la manière suivante :
Votre objectif doit être de ne plus avoir d’écart dans cette dernière ligne à la fin du rapprochement bancaire. N’oubliez pas qu’il faudra également justifier les mouvements qui expliquent les écarts existants et apporter les corrections nécessaires.
Une fois toutes ces étapes effectuées, l’état de rapprochement bancaire pourra alors être transmis à l’expert-comptable qui l’utilisera pour mettre à jour sa saisie.
A lire également : Qu’est-ce que les débours ? Définition et fonctionnement
Pour établir et mettre en forme votre document de contrôle, plusieurs outils sont à votre disposition.
Pour faire un état de rapprochement bancaire avec Excel, vous pourrez vous baser sur un template existant trouvé sur le web. Vous avez par exemple ce modèle de rapprochement Excel proposé par independant.io.
Une autre solution est de mettre en forme votre propre modèle, 100 % sur mesure et adapté à votre activité. Cette dernière option n’est cependant as simple à réaliser.
L’utilisation d’Excel peut sembler facile et peu coûteuse au premier abord, mais ce n’est pas toujours la meilleure des solutions pour créer votre outil de contrôle. En effet, elle comporte de nombreux risques d’erreurs et d’oublis, et peut vite se révéler très fastidieuse et chronophage.
Aujourd’hui, il existe de nombreux logiciels de gestion d’entreprise en ligne qui permettent de faire un rapprochement bancaire facilement. L’inconvénient, c’est que ce logiciel viendra s’ajouter à la longue liste d’outils que vous utilisez déjà pour votre activité.
Mais, sachez qu’il existe des applications adaptées à votre activité, qui permettent de centraliser vos données et qui en plus possèdent l’option « état de rapprochement bancaire ».
Certains logiciels parviennent ainsi à extraire les écritures comptables des informations saisies au fil de l’eau comme les commandes ou les factures, et à les importer ensuite pour effectuer votre rapprochement bancaire. Le recours à ce type d’application va vous permettre de :
Pour davantage de sécurité, vous pouvez externaliser cette tâche et faire appel à un expert-comptable. Cet expert vous permettra d’obtenir un résultat fiable et professionnel, mais ce sera surtout un véritable gain de temps pour vous et votre activité. Cette solution comporte cependant un coût financier non négligeable qu’il est important de prévoir.
Vous l’aurez compris, l’exercice de rapprochement bancaire, bien que non obligatoire, s’avère très utile pour avoir une vision claire et précise de votre trésorerie, et pour conserver une comptabilité la plus saine possible. Mais, à condition qu’il soit réalisé de manière régulière et méthodique ! En effet, l’état de rapprochement bancaire étant fastidieux et chronophage à réaliser, le plus simple pour l’établir est d’avoir recours à un logiciel dédié.