Quels sont les documents obligatoires en sous-traitance BTP ?

Vous avez recours à la sous-traitance sur vos chantiers ? Pour tous les contrats dont le montant global égale ou dépasse 5 000 € HT, l’entreprise donneuse d’ordre doit vérifier et demander une liste de documents obligatoires en sous-traitance BTP. Ils permettent de vous assurer que votre sous-traitant respecte bien ses obligations de déclaration et de paiement des cotisations. Découvrez quels sont ces 4 documents, mais aussi les outils de vérification qui s’offrent à vous !

L’obligation de vigilance : qu’est-ce que c’est ?

L’obligation de vigilance représente un ensemble de vérifications que les entreprises doivent effectuer lors de la sélection et de la gestion de leurs relations commerciales, notamment avec leurs fournisseurs et sous-traitants.

Les entreprises doivent vérifier que leurs partenaires commerciaux sont en conformité avec les obligations légales et réglementaires, notamment en matière de paiement des cotisations sociales et fiscales. Elles collectent ainsi un certain nombre de documents, listés ci-dessous. 

La liste des documents obligatoires en sous-traitance BTP

1. L’extrait de Kbis

L’extrait de Kbis est l’un des documents obligatoires en sous-traitance BTP. Délivré aux entreprises enregistrées au registre du commerce et des sociétés, il sert de carte d’identité pour une entreprise et atteste de son existence juridique en France. À savoir que ce document ne concerne pas : 

• une entreprise inscrite au registre des métiers ;
• une association ;
• une entreprise en profession libérale ;
• un auto-entrepreneur en bâtiment.

2. L’attestation sociale de vigilance

L’attestation sociale de vigilance est délivrée par l’URSSAF ou la MSA (depuis la cessation du RSI en 2020). C’est un document obligatoire pour toutes les entreprises, qu’elles soient françaises ou étrangères.

Ce document certifie que l’entreprise ou la personne morale est à jour dans le paiement de ses cotisations sociales et respecte ses obligations déclaratives, conformément à l’article L.8222-1 du Code du travail.

Pour obtenir l’attestation sociale de vigilance, il faut avoir réalisé la première déclaration et avoir réglé ses cotisations sociales. Les entreprises affiliées à la MSA doivent obligatoirement faire leur demande auprès de la MSA de leur région : aucune plateforme externe ne peut le faire à leur place.

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3. L’attestation de régularité fiscale

L’attestation de régularité fiscale est un document officiel délivré par l’administration fiscale. Elle certifie qu’une entreprise est à jour dans le paiement de ses impôts et taxes. Elle atteste également que l’entreprise respecte ses obligations fiscales, comme la déclaration et le paiement des impôts sur les sociétés, la TVA, les cotisations sociales et autres formes de taxes locales. Cette attestation permet ainsi de lutter contre la fraude fiscale, mais aussi de s’assurer de la fiabilité et du sérieux du sous-traitant. 

4. La liste nominative des salariés étrangers

Cette liste a été instaurée dans le cadre de la lutte contre le travail dissimulé. Chaque entreprise doit être en mesure de prouver l’existence de cette liste. Si ce n’est pas le cas, l’entreprise doit fournir une attestation sur l’honneur déclarant qu’elle n’emploie aucun salarié étranger.

À noter que cette obligation ne s’applique pas aux ressortissants de l’Union européenne, mais concerne uniquement les salariés hors de l’espace économique européen. Une mise à jour est évidemment requise dès qu’une entreprise embauche de nouveaux salariés étrangers soumis à une autorisation de travail.

Et si le sous-traitant est établi à l’étranger ?

Lorsqu’un sous-traitant est établi à l’étranger, le donneur d’ordre doit lui demander les documents suivants :

• un document indiquant son numéro individuel d’identification à la TVA en France, un document mentionnant son identité et son adresse s’il n’est pas tenu d’en avoir un ou, encore les coordonnées de son représentant fiscal ponctuel en France ;
• un document attestant de la régularité de sa situation sociale, conformément au règlement CEE 883/2004 du 29 avril 2004 ou à une convention internationale de sécurité sociale ;
• dans certains cas, un document émanant de l’organisme gérant le régime social obligatoire, attestant qu’il est à jour de ses déclarations sociales et du paiement des cotisations ;
• si l’immatriculation du sous-traitant dans son pays d’origine est obligatoire, un document certifiant cette inscription.

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Attestation de sous-traitance : comment vérifier les documents ?

Avant de signer le contrat de sous-traitance, les donneurs d’ordre doivent également vérifier l’authenticité des documents fournis. Pour vérifier l’attestation de vigilance, il est possible de se rendre sur le site de l’URSSAF, de la Sécurité sociale des indépendants ou encore de la MSA.

Pour vérifier l’attestation de régularité fiscale, accédez au site des impôts ou, de nouveau, à la Sécurité sociale des indépendants. Enfin, pour vérifier l’attestation de création d’entreprise, vous pouvez utiliser le site Infogreffe, le site de l’Artisanat ou encore le site de l’INSEE.

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Dans le cadre d’une demande de sous-traitance, ces documents obligatoires en BTP vous permettent de sécuriser la relation et prévenir les risques de défaut de votre sous-traitant. C’est une obligation certes, mais également une opportunité d’apporter plus de transparence et de confiance dans vos contrats professionnels !