Quelle est la différence entre un devis et une facture ?

Après une création d’entreprise, vous allez être amené à créer de nombreux devis et factures ! Ce sont en effet les documents les plus utilisés dans le cadre d’une relation commerciale. Mais au début de son activité professionnelle, on peut rapidement confondre les devis avec les factures. Découvrez notre guide complet sur la différence entre devis et facture pour mieux gérer votre quotidien d’entrepreneur.

Devis et facture, deux documents commerciaux

Qu’est-ce qu’un devis ?

Un devis est un document permettant aux parties (vendeur et acheteur) de s’accorder sur les conditions et le coût des prestations à réaliser. Le devis est d’abord un document informatif pour détailler les modalités de la transaction, par exemple le prix et les quantités unitaires, les délais ou encore les modalités de paiement.

Pour certaines catégories professionnelles, il est obligatoire d’émettre des devis, mais ce n’est pas toujours un document obligatoire pour les transactions qui ne dépassent pas 1 500 €. Niveau valeur juridique, le devis devient un document contractuel une fois signé. Le client s’engage alors à payer la prestation lorsque celle-ci est réalisée. D’ailleurs, un devis signé est opposable en cas de litige.

Qu’est-ce qu’une facture ?

Une facture détaille la nature, la quantité et les conditions de transaction d’une opération commerciale (achats et ventes de marchandises, ou prestations de services). Il s’agit d’un document commercial, comptable et juridique.

Elle peut seulement être créée par une structure juridique (société, association, micro-entreprise, etc). Il est obligatoire de facturer toute vente de marchandises ou de prestations de services dans le cadre d’une activité professionnelle. Il existe plusieurs types de factures : 

• Facture pro-forma : facture provisoire émise à la demande du client pour connaître le coût de la transaction, sans valeur juridique ou comptable.
• Facture d’acompte : facture éditée lorsqu’une partie de la somme finale est versée avant le début du contrat. 
• Facture de situation : aussi appelée facture d’avancement, c’est une facture intermédiaire éditée au fur et à mesure de l’avancée de la prestation ou des travaux. 
• Facture d’avoir : pour rectifier ou annuler une autre facture après une erreur, un remboursement ou l’annulation d’une vente.

A lire également : Transformer un devis en facture | Règles et tutoriel

Quelle différence entre un devis et une facture ?

La période d’émission

La première différence entre devis et facture, c’est la période d’émission. En effet, le devis est envoyé en amont de la transaction commerciale. Il permet de reprendre tous les éléments souhaités par le client et les conditions de l’accord. Une fois signé, il se transforme légalement en contrat. Quant à la facture, elle intervient au contraire en fin de processus afin de clôturer la vente de produit ou la prestation de service. C’est une pièce comptable qui sert de preuve.

La valeur légale

Du côté de la valeur juridique, le devis ne devient un contrat qu’au moment où il est signé par les deux parties. Avant signature, il joue simplement un rôle indicatif et n’engage pas l’acheteur à payer par exemple. Mais après signature, il peut être utilisé comme preuve devant la loi. Les factures, une fois éditées, possèdent instantanément une valeur légale et ne peuvent pas être modifiées. Ce sont des preuves à part entière.

Les mentions obligatoires

La différence entre devis et facture continue au niveau des mentions obligatoires. Dans les deux cas, les documents doivent indiquer des mentions qui leur sont propres. Parmi les principales, nous pouvons citer : 

A lire également : Modèle de facture auto-entrepreneur et mentions légales et Devis travaux : quelles sont les mentions obligatoires ?

Le caractère obligatoire du document

Dans la majorité des cas, il n’est pas obligatoire d’éditer un devis. C’est seulement légalement imposé à certains secteurs d’activité et pour les prestations de plus de 1 500 €. Dans le reste des situations, ce document informatif donne simplement les détails de la prestation et les conditions. Éditer des devis, même sans obligation, est toutefois conseillé pour optimiser sa relation commerciale. La facture est quant à elle un document obligatoire pour toutes les ventes et prestations !

La numérotation

Dernière différence entre devis et facture : les factures doivent toujours suivre une numérotation chronologique et claire, sans rupture. Concernant les devis, la numération est libre puisqu’il ne s’agit pas d’un document nécessaire en comptabilité. Il faut donc bien faire attention au moment de passer d’un devis à une facture que cette dernière suive bien la numérotation unitiale ! 

En savoir plus : Numérotation de facture : les règles à suivre

Tableau récapitulatif de la différence entre devis et facture

Voicu un tableau qui résume les différences entre devis et facture : 

Comment créer ses devis et factures ?

Au moment de créer son entreprise, on essaye souvent de réduire les coûts. La facturation se fait alors souvent sur un tableur de type Excel. Même si cette solution peut convenir pour les toutes petites structures qui n’ont que peu de devis et factures à établir, elle se révèle très rapidement limitée et limitante.

Nous vous conseillons donc d’utiliser un logiciel de facturation pour automatiser la création de ces documents clés. Avec un logiciel de devis et facture, vous gagnez un temps considérable et surtout vous évitez les erreurs manuelles qui pourraient impacter votre crédibilité ou la pérennité de votre activité ! 

Informations légales, mentions obligatoires, échanges sécurisés, suite chronologique des numéros de factures : l’outil de facturation vous assure des transactions simples et fiables. Obat est un logiciel de devis et facture dans le bâtiment spécialisé dans les besoins des artisans et entreprises du BTP. Contactez-nous pour tester gratuitement l’outil.

Simplifiez votre gestion d’entreprise du bâtiment.

Démarrer l’essai gratuit