Le logiciel de facturation : est-il obligatoire en 2025 ?

En 2025, les règles de facturation continuent d’évoluer, et une question revient souvent : faut-il obligatoirement utiliser un logiciel certifié ? Entre simplification des tâches, conformité légale et prévention des sanctions : ce sont autant de raisons qui rendent l’adoption d’un logiciel de facturation indispensable. Dans cet article, faisons le point sur le logiciel de facturation obligatoire ou non, ainsi que tous les avantages pour votre entreprise !

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?

Un logiciel de facturation est un outil numérique conçu pour vous simplifier la vie. Il vient  gérer l’ensemble du processus de facturation : vous pouvez créer, envoyer, suivre et archiver vos factures en quelques clics. Avec un logiciel de facturation, fini les tableurs et les factures papier ! L’objectif est de simplifier et automatiser la gestion des factures, toujours en conformité avec les réglementations fiscales en vigueur.

Un bon logiciel de facturation offre plusieurs fonctionnalités essentielles :

• Création de factures : générer des factures en quelques clics, avec toutes les informations obligatoires.
• Gestion des devis : transformer un devis en facture en un instant, sans ressaisir les données.
• Suivi des paiements : suivre facilement l’état des paiements, relancer les clients en cas de retard et enregistrer les règlements.
• Archivage sécurisé : conserver l’historique de toutes vos factures en toute sécurité, accessibles à tout moment.
• Automatisation : automatiser l’envoi des relances, calculer les taxes et intégrer vos données avec vos autres outils de gestion.

Est-il obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation en 2025 ?

L’utilisation d’un logiciel de facturation obligatoire ou non dépend du type de votre activité professionnelle. Si vous ne savez pas où vous vous situez, pas d’inquiétude : vous pouvez consulter la fiche du gouvernement pour savoir ce qu’il va se passer pour votre entreprise.

Les entreprises concernées par la loi anti-fraude

En 2025, l’utilisation d’un logiciel de facturation certifié est obligatoire pour certaines entreprises. Cette obligation découle de la loi anti-fraude à la TVA, qui vise à lutter contre la dissimulation de recettes. Le logiciel vient ainsi garantir l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données. 

Voici les entreprises concernées par la loi anti-fraude à la TVA : 

• celles qui sont assujetties à la TVA ;
• celles qui effectuent des ventes de biens ou des prestations de services à des clients non assujettis à la TVA, notamment des particuliers ;
• celles qui utilisent un logiciel de caisse ou un système de caisse pour enregistrer les paiements.

Cas des entreprises B2B et des micro-entreprises

Les entreprises qui réalisent exclusivement des transactions avec d’autres entreprises (Business to Business) ne sont pas soumises à l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation certifié. En effet, leurs opérations font déjà l’objet d’une facturation obligatoire, ce qui garantit un niveau suffisant de transparence et de contrôle.

Quant aux micro-entreprises, elles bénéficient de la franchise en base de TVA ou effectuent exclusivement des opérations exonérées de TVA : elles ne sont donc pas concernées par cette obligation. Ces auto-entreprises ont un régime simplifié qui les dispense d’utiliser un logiciel de facturation obligatoire.

Utilisation d’Excel ou Word pour la facturation

Même si créer des factures avec Excel ou Word est légal, ces outils ne garantissent pas la conformité des documents créés. Il est donc recommandé d’utiliser un logiciel de facturation certifié, que ce soit obligatoire ou non pour votre entreprise : vous êtes ainsi certains que les documents générés sont conformes et contiennent toutes les mentions obligatoires. Sans compter les facilités de suivi !

Les normes de conformité d’un logiciel de facturation obligatoire

Que vous soyez une petite entreprise ou un acteur majeur de votre secteur, comprendre ce qui rend un logiciel de facturation obligatoire conforme est essentiel pour respecter toutes les règles, et surtout garder l’esprit tranquille. 

Exigences de la loi anti-fraude à la TVA

Pour être conforme à la loi anti-fraude à la TVA, un logiciel de facturation doit respecter 4 critères : 

1. Inaltérabilité : impossible de modifier les données une fois enregistrées et tout reste tracé.
2. Sécurisation : les factures doivent être protégées contre les accès non autorisés.
3. Conservation : les données doivent rester accessibles pendant au moins 6 ans.
4. Archivage : les informations doivent être stockées de manière à garantir leur intégrité dans le temps.

Logiciel conforme à la réforme de 2018

La réforme du 1er janvier 2018 impose donc l’utilisation d’un logiciel de facturation conforme pour éviter les sanctions en cas de contrôle. Ce dernier doit alors intégrer des fonctionnalités essentielles :

• Verrouillage des données : une fois une facture créée, aucune modification n’est possible sans traçabilité.
• Attestation de conformité : votre éditeur de logiciel doit fournir une attestation prouvant que son logiciel respecte les règles.
• Automatisation des mentions légales : les mentions obligatoires sont automatiquement ajoutées sur chaque facture.

Logiciel de facturation vs. logiciel de comptabilité

Un logiciel de facturation se concentre sur la création et le suivi des factures. Il vous aide à générer, envoyer et suivre les paiements. Un logiciel de comptabilité, quant à lui, gère l’ensemble des finances de votre entreprise : comptes, bilans, écritures comptables, etc. Il s’occupe de tout, de la gestion des factures jusqu’à la clôture annuelle. C’est une vision plus large de la santé financière de l’entreprise, là où le logiciel de facturation s’occupe uniquement du cycle de facturation.

La facturation électronique et son impact sur les entreprises

D’ici 2026, la facturation électronique deviendra obligatoire pour les entreprises B2B en France. Cette généralisation de la facture électronique vise à simplifier les échanges commerciaux et à renforcer la transparence fiscale. Fini les factures papier ou PDF non sécurisées : tout passera par des plateformes agréées qui permettront d’émettre, recevoir et transmettre des factures électroniques en toute sécurité.

Pour les entreprises travaillant avec le secteur public, cette obligation est déjà en vigueur depuis 2020. Les factures doivent être transmises via des plateformes dédiées, comme Chorus Pro. Cette obligation assure une meilleure efficacité des échanges et évite les erreurs de traitement.

La facturation électronique, c’est avant tout une simplification des processus : moins de paperasse, plus d’automatisation et moins de risques d’erreurs. Tout se fait plus vite et plus facilement. Cela permet aussi d’avoir une meilleure visibilité sur la trésorerie puisque les paiements sont mieux suivis et les flux financiers plus clairs. 

Pourquoi choisir un logiciel de facturation même sans obligation ?

Un logiciel de facturation n’est pas seulement un outil pratique, c’est aussi un allié pour booster votre gestion : 

• Ce logiciel peut être vu comme un assistant qui ne dort jamais puisqu’il automatise les tâches répétitives (génération de factures, relances des clients, suivi des paiements, etc.). Plus besoin de perdre des heures à courir derrière les retards, tout se fait en quelques clics ! Vous pouvez vous concentrer sur ce qui compte vraiment, c’est-à-dire développer votre activité.
• Cet outil garantit que vos factures sont conformes aux exigences fiscales. Vous ne prenez plus le risque d’oublier un élément ou de vous retrouver avec une amende en cas de contrôle fiscal. Vos données sont aussi sécurisées, ce qui vous permet de dormir sur vos deux oreilles.
• Un bon logiciel de facturation vous offre une vue d’ensemble sur la trésorerie de votre entreprise. Vous savez où vous en êtes en un clin d’œil (quelles factures sont payées, lesquelles sont en retard, où se trouvent les trous de trésorerie, etc.). Prenez ainsi de meilleures décisions pour l’avenir de votre structure et des finances maîtrisées.

Quelles sont les sanctions en cas de non-conformité à la loi anti-fraude ?

Lors d’un contrôle, vous devrez présenter une attestation de conformité fournie par l’éditeur de votre logiciel. Sans cette attestation, l’administration fiscale pourra vous infliger une amende de 7 500 €. Et si vous ne vous mettez pas en conformité dans les 60 jours, attendez-vous à une nouvelle amende du même montant ! Mais ignorer les obligations de facturation peut avoir plus de conséquences que de “simples” amendes : cela peut aussi nuire à votre réputation professionnelle et compliquer votre gestion administrative. La conformité ne se résume pas à une obligation légale : c’est aussi une preuve de crédibilité et d’efficacité pour vos clients.

Comment choisir son logiciel de facturation obligatoire en 2025 ?

Avec l’évolution des réglementations et des technologies, choisir le bon logiciel de facturation en 2025 est essentiel pour assurer la conformité fiscale et optimiser la gestion de votre entreprise. Voici les points clés à considérer :

• Le logiciel doit respecter les normes en vigueur, notamment la loi anti-fraude à la TVA. Il doit garantir l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données. Vérifiez également sa conformité avec les exigences de la facturation électronique, qui deviendra progressivement obligatoire pour toutes les entreprises d’ici 2026. 
• Optez pour un logiciel intuitif, qui propose des fonctionnalités personnalisables en fonction de votre secteur d’activité. Pour les entreprises du BTP, par exemple, des solutions comme Obat proposent des outils spécifiques comme des situations de chantier et des bibliothèques d’ouvrages.

Ainsi, l’utilisation d’un logiciel de facturation conforme est essentielle, que vous soyez soumis à une obligation stricte ou non. Entreprises du BTP, découvrez Obat : c’est une solution de facturation conforme, conçue spécifiquement pour simplifier la gestion de votre entreprise de bâtiment et garantir votre sécurité fiscale. Ne laissez pas la conformité devenir une contrainte : faites-en un atout !