Les avantages de la facturation rapide et choisir le bon logiciel

La gestion de la facturation s’avère particulièrement chronophage, surtout pour les petites entreprises qui doivent prioriser des activités à plus forte valeur ajoutée pour favoriser leur croissance ! Mais comment émettre des devis et des factures rapidement tout en respectant la réglementation ? Découvrez tous nos conseils pour optimiser vos processus de facturation dans cet article !

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Facturation rapide : quels avantages ?

De nombreux avantages existent dans la digitalisation de la facturation, découvrez-les ci-après.

Réduire les coûts

L’e-facturation permet de réduire les coûts de facturation de 60 % à 80 % par rapport aux méthodes traditionnelles en papier. Ces économies sont notamment possibles grâce à une intégration efficace des outils de facturation dans vos systèmes d’information. La facturation rapide permet également d’accélérer le processus de paiement. En effet, les délais sont réduits grâce à l’envoi immédiat des factures, ce qui facilite les transactions rapides. La croissance de votre entreprise en bénéficie directement.

Se conformer à la loi anti-fraude à la TVA

Depuis le 1er janvier 2018, la loi antifraude à la TVA exige que tous les professionnels assujettis à la TVA utilisent un logiciel de facturation certifié pour lutter contre la fraude. Cette réglementation (qui inclut aussi les logiciels de comptabilité et de caisse) vise à assurer :

• L’inaltérabilité,
• La sécurisation, 
• La conservation,
• Et l’archivage des données.

Par exemple, la loi stipule que chaque facture doit comporter des mentions obligatoires spécifiques. Tout manquement peut entraîner des amendes fiscales de 15 € par omission ou erreur, mais aussi des sanctions pénales allant jusqu’à 75 000 €. La facturation rapide vous garantit donc l’émission de documents complets, fiables et traçables. Un logiciel bien paramétré applique automatiquement le bon taux de TVA, pour minimiser les erreurs sur vos factures.

Sécuriser les données en ligne

L’obsolescence des logiciels non mis à jour pose un risque sérieux pour la sécurité de vos données et de votre entreprise. En choisissant un outil moderne et en vérifiant le lieu de stockage des données (notamment en France), vous bénéficiez d’une protection optimale pour tous vos processus de facturation. Gérez votre facturation depuis n’importe quel appareil (ordinateur, smartphone, tablette), à tout moment et où que vous soyez grâce à des applications mobiles ou des sites web adaptés.

Gagner du temps sur les processus comptables et de gestion

L’automatisation de la facturation rapide réduit les tâches répétitives et les erreurs de saisie, ce qui améliore grandement les processus d’encaissement. Vous pouvez alors vous concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Par ailleurs, la compatibilité avec d’autres outils (comptabilité, CRM, ERP, email marketing) favorise l’intégration et l’emploi des données existantes pour la facturation, ceci afin d’éviter les saisies redondantes. Enfin, le suivi en temps réel des encaissements et la connexion avec les logiciels de comptabilité facilitent la gestion de votre trésorerie et le travail de votre expert-comptable.

Comment facturer rapidement ? 6 astuces

Voici 6 astuces pour facturer rapidement et ne plus perdre de temps.

1. Facturation en temps réel

Au lieu de générer des factures papier pour vos clients à la fin de chaque mois, optez pour l’envoi immédiat par email via un logiciel de facturation professionnel dès la conclusion d’une vente. Envisagez également la possibilité de générer une facture intermédiaire. La facturation électronique instantanée accélère les paiements et peut significativement augmenter votre chiffre d’affaires.

2. Empathie envers les clients

L’utilisation d’un logiciel de facturation en ligne ne dispense pas de faire preuve d’empathie envers vos clients ! Offrez un service personnalisé et attentif pour renforcer leur fidélité et améliorer l’image de votre entreprise. Proposez des méthodes de paiement simplifiées et des options pour signer les devis en ligne. Ainsi, vous facilitez les transactions et renforcez la satisfaction client.

3. Écoute des besoins clients

Il est fondamental de ne pas se limiter à la compétitivité des prix. En écoutant et répondant aux besoins de vos clients, vous améliorez leur satisfaction : ils seront plus enclins à continuer leurs achats chez vous. En effet, l’écoute active contribue directement à une meilleure fidélisation de votre clientèle.

4. Adoption d’un logiciel de facturation

Pour optimiser la gestion de vos transactions, adoptez un logiciel de facturation performant et intuitif. Les outils en ligne modernes simplifient la création et la gestion de devis et de factures. La conformité est garantie, et le risque d’erreurs minimisé. Vous pouvez ainsi pleinement vous concentrer sur l’augmentation de votre CA et la croissance de votre activité.

5. Solutions de paiement à distance

Facilitez le règlement des factures en intégrant des solutions de paiement à distance. En effet, vous n’êtes pas sans savoir que les modes traditionnels (comme les chèques ou les virements) peuvent retarder le processus. Ainsi, proposer des paiements en ligne par carte bancaire peut accélérer les transactions et réduire les délais de paiement de vos clients.

6. Collaboration avec un expert-comptable

Dernier conseil pour facturer rapidement : engager un cabinet comptable qui propose des services de facturation. Bien que cela introduise un intermédiaire dans vos process et nécessite du temps pour la transmission des informations, vous vous déchargez de la gestion des paiements et du suivi des créances.

Quels logiciels pour facturer rapidement ?

Vous vous demandez quel logiciel choisir. Effectivement, l’offre est importante alors voici comment vous décider.

Générateur de facture en ligne 

Vous l’aurez compris : une facturation performante demeure fondamentale  pour toute entreprise qui souhaite  optimiser sa gestion. Si vous cherchez une solution simple et gratuite, les générateurs de factures en ligne sont parfaits pour vous ! Ces outils ne nécessitent aucune installation et permettent de créer des factures en quelques clics. Le tout, en restant conformes aux normes légales.

À titre d’exemple, Coover propose un modèle de facture en ligne gratuit via son site : il suffit de renseigner vos informations (nom, adresse, numéro de TVA, etc.), et vous téléchargez votre facture au format PDF. Cette solution est idéale pour les freelances ou les petites entreprises avec des besoins ponctuels.

Quant à Invoice Simple, c’est une autre option intuitive : ce site génère des factures en quelques étapes rapides, avec une interface simplifiée. Vous avez la possibilité de personnaliser vos factures, de choisir le mode de paiement, puis d’envoyer le document directement par email.

Logiciel de facturation moderne

Pour les professionnels du bâtiment, les logiciels de facturation spécialisés offrent des fonctionnalités avancées adaptées à la gestion d’une entreprise du secteur. Obat est l’un des logiciels de facturation rapide les plus plébiscités pour les artisans du bâtiment.

Il permet de gérer l’ensemble du processus de facturation, de la création de devis à l’émission des factures, en passant par la gestion des factures intermédiaires (factures de situation). Avec son interface intuitive, Obat vous fait gagner du temps en automatisant de nombreuses tâches, comme la gestion de la TVA ou le suivi des paiements. En complément, il propose des fonctionnalités spécifiques au secteur, par exemple la gestion des retenues de garantie et des acomptes.

Faire une facture rapide octroie donc de nombreux avantages : vous pouvez réduire vos coûts, gagner du temps et être payé plus rapidement pour sécuriser et pérenniser votre trésorerie. Et c’est bien plus simple qu’on ne l’imagine lorsqu’on utilise des logiciels avancés comme Obat, qui sont complets tout en restant simples à prendre en main !

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