Comment tenir son livre de recettes en auto-entreprise ?

Malgré un allégement des obligations comptables, le micro-entrepreneur doit tout de même se conformer à certaines règles en matière de comptabilité. L’une d’elles : la gestion d’un livre de recettes, qui sert à consigner tous les encaissements et dépenses effectués par l’entreprise. Alors, comment remplir un livre de recettes en auto-entrepreneur ? Quelles sont les mentions légales et les bonnes pratiques ? On vous explique tout ce qu’il faut savoir !

Qu’est-ce que le livre de recettes d’un auto-entrepreneur ?

Définition

Un livre des recettes est un registre où l’auto-entrepreneur note de manière chronologique toutes les recettes perçues durant l’année fiscale.

Mais ce document ne consiste pas seulement à lister les sommes reçues : il inclut aussi des informations cruciales pour garantir la conformité aux lois. Le journal des recettes est requis pour :

• les auto-entrepreneurs sous le régime de la micro-entreprise ou du micro-social ;
• les micro-entrepreneurs relevant du micro-BIC ou du micro-BNC.

Le dirigeant a la possibilité de tenir lui-même son livre de recettes en micro-entreprise ou de déléguer cette responsabilité à un expert-comptable. Selon l’article L123-22 du Code de commerce, vous devez conserver vos documents comptables pendant 10 ans.

Par conséquent, un livre de recettes auto-entrepreneur établi en 2023 doit être gardé jusqu’en 2033. Cette obligation s’applique également à vos factures, votre registre des achats (le cas échéant) et tous vos justificatifs comptables.

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À quoi ça sert ?

Le livre de recettes auto-entrepreneur remplit plusieurs fonctions clés :

• Prévenir les fraudes et les omissions de revenus : ce registre sert de preuve pour chaque paiement reçu en cas d’audit fiscal par l’Urssaf. Il permet de vérifier la cohérence entre les revenus déclarés de vos ventes ou services et les sommes effectivement enregistrées.
• Assurer une gestion comptable transparente : le livre des recettes offre un aperçu complet de la santé financière de votre auto-entreprise. Il est également essentiel pour effectuer vos déclarations de chiffre d’affaires à l’Urssaf, que ce soit mensuellement ou trimestriellement.
• Contrôler le respect des plafonds de chiffre d’affaires : ces plafonds sont fixés à 188 700 € pour les activités commerciales et de fourniture de logement, et à 77 700 € pour les prestations de services. Dépasser ces montants deux années consécutives peut entraîner une sortie du régime de la micro-entreprise.

Le livre de recettes est-il obligatoire en micro-entreprise ?

Oui, la tenue d’un livre de recettes est obligatoire pour les micro-entrepreneurs. Ce livre doit consigner de manière chronologique toutes les recettes encaissées durant l’année comptable.

C’est une exigence légale qui permet de suivre les transactions financières et d’assurer la conformité aux obligations fiscales. Si lors d’un contrôle fiscal, un cahier de recette auto-entrepreneur est trouvé non tenu ou incomplet, cela peut conduire à des sanctions.

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Comment tenir son livre de recettes en auto-entreprise ?

Formats autorisés

L’auto-entrepreneur est libre de choisir le format de son cahier de compte de sa micro-entreprise à condition que les informations enregistrées ne puissent être modifiées. Trois méthodes principales se distinguent :

1. Papier libre : vous pouvez tenir vos encaissements sur une feuille volante ou dans un cahier, en veillant à inscrire toutes les données requises. Pour faciliter cette tâche, il est possible d’imprimer et d’utiliser le modèle de livre de recette d’entreprise officiel proposé par l’administration fiscale. Vous pouvez aussi créer un tableau sous Excel, l’imprimer, et le remplir manuellement.
2. Livre comptable papier : une autre option est d’acheter un livre comptable papier spécialement conçu pour cela, qui contient des colonnes prédéfinies pour le remplissage des informations d’encaissement. Ce type de livre est généralement disponible pour une dizaine d’euros.
3. Logiciel comptable : enfin, vous pouvez opter pour un logiciel de comptabilité spécialement développé pour les auto-entrepreneurs. Ce logiciel permet non seulement de suivre les recettes en conformité avec la réglementation, mais aussi de gérer la facturation, de relancer les clients pour les factures impayées, et de conserver en ligne tous les documents comptables tels que factures et devis.

Mentions légales du livre de recettes auto-entrepreneur

Le livre de compte auto-entrepreneur est typiquement structuré en un tableau à 6 colonnes où doivent figurer les informations suivantes :

• date d’encaissement des recettes ;
• numéro de référence de la facture ;
• identité du client, qu’il soit un particulier ou une entreprise ;
• description de la prestation ou référence du produit vendu ;
• montant encaissé sur le compte bancaire ;
• mode de paiement utilisé (chèque, espèces, carte bancaire ou virement)

Des exceptions sont toutefois possibles dans certains cas spécifiques :

• il est permis de regrouper les encaissements d’une journée entière sur une seule ligne, mais cela se limite aux ventes au détail ou aux services fournis à des particuliers, à condition que la valeur unitaire ne dépasse pas 76 € ;
• pour les dépôts de chèques effectués simultanément, vous pouvez inscrire le total du bordereau sur une ligne unique (gardez bien ce bordereau comme justificatif).

En complément, il est nécessaire de totaliser toutes les transactions enregistrées à la fin de chaque trimestre et annuellement, en fin d’année civile.

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Méthodologie et bonnes pratiques

La tenue quotidienne du cahier de recette et dépense auto-entrepreneur nécessite une organisation méticuleuse, en particulier pour les dirigeants qui choisissent un support papier.

En plus de vous occuper du classement de vos factures, vous devez veiller à ne pas perdre votre livre de comptes et à le conserver en sécurité. Voici quelques bonnes pratiques et conseils : 

• chaque encaissement dans le livre des recettes doit correspondre à une ligne spécifique ;
• idéalement, remplissez-le quotidiennement à chaque encaissement (au minimum, mettez-le à jour une fois par mois) ;
• assurez-vous de respecter l’ordre chronologique des encaissements et notez les recettes au moment où vous recevez le paiement, pas quand vous émettez la facture ;
• les ratures, les blancs, les suppressions ou sauts de ligne ne sont pas autorisés ;
• il est conseillé d’utiliser un logiciel de comptabilité ou d’engager un comptable pour gagner du temps et minimiser les risques d’erreurs de saisie ;

Les autres obligations comptables en auto-entrepreneur

En plus de la gestion du livre des recettes en comptabilité, les auto-entrepreneurs doivent respecter plusieurs autres obligations comptables et fiscales : 

• Registre des achats : comme stipulé par l’administration, vous devez tenir un registre des achats si votre activité consiste essentiellement à vendre des marchandises, fournitures et denrées à consommer sur place ou à emporter, ou à fournir des prestations d’hébergement. Ce document doit consigner les dépenses de votre auto-entreprise, comme les achats de matériel, les abonnements Internet, et autres dépenses professionnelles (de façon similaire au livre des recettes).
• Facturation : chaque vente ou prestation de service doit être accompagnée d’une facture délivrée au client. Cette facture doit inclure plusieurs mentions obligatoires telles que la date d’émission, le nom du client, le numéro de facture, et le montant total.
• Compte bancaire dédié : si votre chiffre d’affaires dépasse 10 000 € durant deux années consécutives, l’ouverture d’un compte bancaire dédié à votre activité devient obligatoire. Il n’est pas nécessaire que ce soit un compte spécifique pour auto-entrepreneurs, un second compte courant peut aussi convenir.

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Comme vous pouvez le voir, la gestion du registre des recettes en micro-entreprise exige organisation et précision. Et un logiciel de gestion et de facturation peut grandement simplifier cette tâche ! À savoir que vous êtes tenu d’adopter un logiciel comptable certifié si vous répondez à 4 critères spécifiques : exercer une activité commerciale, être assujetti à la TVA, utiliser un logiciel de caisse, et émettre des factures à destination de particuliers.

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