Définition d’un Opérateur de Dématérialisation (OD)

D’après la loi de finances de 2021, l’obligation de dématérialisation des factures sera étendue progressivement aux entreprises du secteur privé d’ici à juillet 2024. Cette obligation s’inscrit dans le cadre de la mise en place de la dématérialisation fiscale et introduit un nouvel acteur dans le processus de facturation : l’Opérateur de Dématérialisation (OD). Qu’est-ce que cela implique exactement ? Quel est le rôle de ce type de structure ? Que choisir entre OD et PDP ? Nous répondons à toutes vos questions dans cet article !

Qu’est-ce qu’un Opérateur de Dématérialisation (OD) ?

L’Opérateur de Dématérialisation (OD) joue un rôle essentiel dans le contexte de la facturation électronique. Il agit comme un médiateur privé entre votre entreprise d’une part, et le Portail Public de Facturation (PPF) et/ou la Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) d’autre part.

Sa fonction principale consiste à simplifier le processus d’émission, d’envoi et de réception de factures électroniques, conformément aux lois en vigueur. Pour être plus précis, l’Opérateur de Dématérialisation facilite la transmission et la gestion des factures électroniques en extrayant les informations commerciales et fiscales requises par les autorités.

Pour ce faire, il communique avec le PPF ou la PDP pour récupérer ou transmettre ces données, les mettant ainsi à disposition des parties concernées.

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Rappel du contexte de dématérialisation des factures

En France, l’adoption progressive de la facturation électronique dans le secteur B2B (Business to Business) est le résultat d’une réforme visant à établir les exigences légales, en accord avec l’ordonnance du 15 septembre 2021 qui stipule les modalités d’application de cette méthode pour les entreprises assujetties à la TVA, conformément à la loi de Finances de 2020.

Quant au calendrier de mise en œuvre de la facturation électronique obligatoire, il avait été prévu de s’étendre progressivement de 2024 à 2026 pour les entreprises opérant en B2B, c’est-à-dire celles qui émettent des factures à destination d’autres entreprises.

Cependant, en juillet 2023, le gouvernement a décidé de reporter la mise en œuvre de cette réforme. Nous attendons désormais de nouvelles annonces qui devraient préciser le nouveau calendrier.

Comment fonctionne l’OD et quel est son rôle ?

Le schéma en Y

Pour avoir une meilleure compréhension du fonctionnement d’un Opérateur de Dématérialisation, il est utile de se référer au schéma en Y largement reconnu par le ministère des Finances.

Ce schéma en Y permet de représenter visuellement les divers flux et acteurs impliqués dans le processus de facturation électronique :

1. Les factures émises.
2. Les factures reçues.
3. Les fournisseurs et leurs clients.
4. Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP).
5. Le Portail Public de Facturation (PPF).
6. Les Opérateurs de Dématérialisation (OD).

Ce schéma en Y offre la flexibilité à chaque entreprise de choisir soit le Portail Public de Facturation, soit une Plateforme de Dématérialisation Partenaire pour l’émission ou la réception de ses factures. Contrairement aux deux premières options, l’utilisation d’un Opérateur de Dématérialisation demeure facultative.

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Interface avec le Portail Public de Facturation (PPF)

L’Opérateur de Dématérialisation agit en tant qu’interface entre l’entreprise émettrice et le Portail Public de Facturation (PPF). Lorsque l’entreprise émettrice génère une facture, l’OD convertit ce document dans un format qui est conforme aux normes définies par l’administration fiscale (CII, UBL ou Factur-X).

Ensuite, l’opérateur se connecte au PPF, soit par le biais d’un Échange de Données Informatisé (EDI), soit en utilisant une Interface de Programmation d’Applications (API), afin de transmettre la facture. Une fois que la facture est déposée sur le Portail Public de Facturation, le destinataire peut accéder au document.

Il a la possibilité de suivre son statut directement sur le site officiel du PPF, ou bien d’observer les modifications dans son propre OD s’il utilise également ce service intermédiaire.

Interface avec une Plateforme de Dématérialisation Partenaire

L’OD joue également un rôle similaire en tant qu’interface avec une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Il est capable d’émettre des factures à destination des clients ou des fournisseurs via une PDP, mais aussi de les recevoir et de les gérer.

Après la transmission vers les plateformes de dématérialisation des factures, cette dernière extrait les informations requises par les autorités fiscales et les dépose automatiquement sur le Portail Public de Facturation. 

Exemple du rôle de l’opérateur de dématérialisation

Pour mieux comprendre le fonctionnement entre l’OD, la PDP et le PPF, voici un exemple concret : votre entreprise passe une commande auprès d’un fournisseur. Ce fournisseur génère sa facture, puis la transmet à son OD. L’OD du fournisseur traite la facture et a deux options :

✅ la transmettre à la PDP, si le fournisseur en utilise une, afin que la PDP puisse extraire les données requises par les services fiscaux. La PDP déposera ensuite automatiquement ces données sur le PPF ;

✅ la publier directement sur le PPF si le fournisseur n’utilise pas de PDP.

De votre côté, votre propre OD récupérera les informations de facturation nécessaires à partir de la PDP du fournisseur ou du PPF.

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Avantages de l’Opérateur de Dématérialisation de facture

Gagner du temps

L’un des principaux bénéfices de la dématérialisation réside dans les économies de temps qu’elle offre. En automatisant le processus de facturation, les entreprises peuvent consacrer moins de temps à la gestion des factures et davantage à d’autres activités essentielles !

Fini le temps perdu à la recherche de factures égarées ou au classement de montagnes de documents. Avec la dématérialisation des factures, toutes les données sont stockées de manière numérique et peuvent être rapidement retrouvées en quelques clics.

Réduire le risque d’erreurs

Utiliser un Opérateur de Dématérialisation permet de minimiser les erreurs. Les erreurs de facturation peuvent avoir un coût élevé pour les entreprises, non seulement en termes de temps nécessaire pour les rectifier, mais aussi en termes de relations avec les clients et les fournisseurs. Grâce à la dématérialisation, les factures sont générées automatiquement à partir des données du système, ce qui réduit considérablement les risques d’erreurs.

Mieux tracer les factures

Autre avantage majeur de l’e-voicing et de l’e-reporting : l’amélioration de la traçabilité des factures. Avec des factures dématérialisées, il est beaucoup plus simple de suivre l’historique des transactions et de vérifier les informations en cas de besoin. Cette traçabilité peut se révéler particulièrement précieuse lors d’audits ou de contrôles de l’administration fiscale.

Comment choisir son Opérateur de Dématérialisation ?

Opter pour un Opérateur de Dématérialisation (OD) plutôt que de recourir directement au Portail Public de Facturation (PPF) ou à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) peut présenter divers avantages, en particulier pour les entreprises qui gèrent un grand nombre de factures ou qui recherchent une assistance pour optimiser leur processus de facturation.

Avant de faire votre choix parmi les prestataires de dématérialisation, il est judicieux de vous poser les questions suivantes :

• Est-ce que mon entreprise a d’autres besoins en matière de dématérialisation, comme la signature électronique, la gestion de documents, la dématérialisation de la paie, etc. ?
• Est-ce que l’opérateur que je souhaite choisir possède une expérience solide et une réputation établie dans le domaine ?
• Quelles garanties l’OD offre-t-il en termes de cybersécurité et de protection des données ?
• Est-ce que l’opérateur de dématérialisation est au courant des normes qui seront mises en place avec la loi sur la facturation électronique ?
• Quel budget mon entreprise peut allouer pour les services de l’OD ?
• Est-ce que l’opérateur que j’envisage de sélectionner s’intègre harmonieusement avec les outils et les API utilisés au sein de mon entreprise ?

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OD ou PDP : quelles différences ?

Malgré leurs rôles complémentaires dans le domaine de la facturation électronique, il existe des distinctions significatives entre les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) et les Opérateurs de Dématérialisation (OD).

La principale distinction réside dans le fait que les PDP ont la capacité de transmettre directement les factures à leurs destinataires, tandis que les OD doivent recourir au Portail Public de Facturation (PPF) pour accomplir cette fonction. Le choix entre une PDP et un OD dépendra des besoins spécifiques de chaque entreprise et de sa stratégie en matière de facturation électronique.

Les deux types de prestataires jouent un rôle crucial pour garantir la conformité aux nouvelles réglementations, et une compréhension approfondie de leurs domaines d’intervention et de leurs différences aidera les entreprises à prendre une décision éclairée.

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Utiliser un logiciel de dématérialisation des factures de type OD permet donc de respecter toutes les obligations légales, de mieux gérer ses factures, de sécuriser ses données et de réduire les coûts liés au traitement des factures ! Concentrez-vous sur votre cœur de métier et automatisez de nombreux process en optant pour le bon Opérateur de Dématérialisation.