Tout savoir sur le Portail Public de Facturation (PPF)

Le Portail Public de Facturation occupe une place centrale dans le nouveau dispositif de facturation électronique. En centralisant et en transmettant les données de facturation et de paiement à la DGFiP (Direction générale des Finances publiques), le PPF joue un rôle d’intermédiaire entre les entreprises et l’administration fiscale. Découvrez notre guide complet sur ce nouvel organe essentiel à la digitalisation des factures !

Qu’est-ce que le Portail Public de Facturation ou PPF ?

Mis en place par l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’État) et sous la supervision de l’administration fiscale, le Portail Public de Facturation (PPF) offre aux entreprises la possibilité de soumettre, administrer et accéder à leurs factures électroniques.

Ce système, instauré en conformité avec la nouvelle loi sur la facturation électronique, est accessible gratuitement à tous les redevables de la TVA, qu’ils opèrent dans le secteur public ou privé. Le PPF intègre toutes les fonctionnalités de Chorus Pro, une plateforme destinée aux entreprises collaborant avec le gouvernement. À l’avenir, il deviendra un outil central et indispensable pour les organisations impliquées dans l’émission et la réception de factures électroniques (obligatoire à partir de 2024).

Quel lien avec la nouvelle loi sur la facture électrique ?

Initiée en 2020 pour les entreprises travaillant en partenariat avec le secteur public, la facturation électronique deviendra prochainement la norme pour toutes les autres entreprises assujetties à la TVA. Ainsi, toutes les entreprises en France, quelle que soit leur taille, doivent se préparer à se conformer à cette nouvelle réforme.

Pour faciliter la transition numérique des entreprises, le gouvernement français va instaurer un calendrier de mise en œuvre. Cette approche vise à mettre en place la transition de manière progressive, permettant ainsi aux entreprises d’avoir le temps nécessaire pour s’adapter. Les dates exactes des échéances viennent d’être reportées, mais le projet de loi devrait rester applicable pour l’année 2024.

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Quel est le rôle du PPF ?

Le principal objectif du Portail Public de Facturation est de rendre la facturation électronique accessible à toutes les entreprises françaises.

Pour l’État, cette plateforme revêt une importance cruciale afin de promouvoir la généralisation des factures électroniques et ainsi accélérer la transition numérique des entreprises. Parmi les raisons qui motivent l’État à mettre en place cette obligation, on retrouve :

• simplifier la gestion financière quotidienne des entreprises ;
• faciliter les déclarations de TVA ; 
• combattre la fraude fiscale.

De Chorus Pro au Portail Public de Facturation

Le futur Portail Public de Facturation a pour vocation de faciliter l’émission, la réception et la gestion des factures dans les interactions avec les services publics. De plus, il deviendra le point central pour toutes vos opérations de facturation avec vos clients et fournisseurs.

En qualité de tiers de confiance, le PPF centralisera l’intégralité de vos données de facturation, que vous soyez émetteur ou récepteur, dans le but de simplifier le partage d’informations avec les différentes administrations fiscales. 

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Quel est l’impact du PPF pour les entreprises ?

Une nouvelle plateforme de facturation gratuite

Le Portail Public de Facturation représente un service gratuit mis à disposition des entreprises par l’État dans le cadre de la généralisation de la facturation électronique.

Le PPF s’inspire donc de la plateforme Chorus Pro, qui assure déjà depuis 2017 la dématérialisation des factures dans les transactions BtoG (Business to Government).

À partir de sa mise en place en 2024, le PPF deviendra la principale plateforme pour la transmission et la réception des factures électroniques, à la fois pour les transactions BtoB et BtoG.

Des fonctionnalités utiles

Le PPF proposera aux entreprises des services essentiels autour de 3 grandes fonctions :

• Émission de factures : les fournisseurs auront la possibilité de créer des factures sur le portail, puis de récupérer une version PDF contenant les informations requises. Une autre option consistera à permettre au système d’information du fournisseur de communiquer directement avec le PPF (via API ou protocole EDI) pour déposer les factures dans l’un des trois formats acceptés (UBL, CII, Factur-X). Les fournisseurs pourront également suivre le traitement de leurs factures sur le Portail Public de Facturation, au minimum en consultant les quatre statuts obligatoires.
• Réception de factures : les acheteurs auront la possibilité de consulter les factures reçues sur la plateforme, de les télécharger manuellement depuis le portail ou de les intégrer via API ou protocole EDI dans leur système d’information ou leur application comptable. Ils devront également notifier les statuts des factures, notamment s’ils refusent une facture pour des raisons liées à leur activité (statut obligatoire).
• Transmission des données obligatoires : les acheteurs et les fournisseurs utiliseront le Portail Public de Facturation pour transmettre à l’administration fiscale toutes les données obligatoires liées à la facturation électronique et au reporting électronique.

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Les acteurs complémentaires au PPF : les OD et PDP

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP)

Les PDP sont des plateformes en ligne fournies par des partenaires tiers qui simplifient le processus de dématérialisation des factures et d’autres documents commerciaux. Elles permettent aux entreprises d’envoyer et de recevoir des factures électroniques conformes aux normes du PPF.

En plus de cela, elles offrent des fonctionnalités supplémentaires, telles que la gestion des flux de travail, l’intégration avec des logiciels de comptabilité et le suivi des paiements. Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire se positionne comme un complément précieux au Portail Public de Facturation, aidant ainsi les entreprises à rationaliser davantage leurs processus de facturation.

Les Opérateurs de Dématérialisation (OD)

Les OD sont des prestataires de services spécialisés dans la transformation des documents papier en format numérique et leur intégration dans les systèmes de facturation électronique.

Ils accompagnent les entreprises dans leur transition vers la dématérialisation des factures et l’utilisation du Portail Public de Facturation en proposant des services tels que la numérisation, l’extraction de données, la validation et l’archivage des factures électroniques.

Un Opérateur de Dématérialisation travaille en étroite collaboration avec les entreprises pour garantir que leurs factures respectent les exigences du PPF et les normes de facturation électronique.

L’inscription au Portail Public de Facturation bientôt obligatoire

Conformément à la loi n° 2019-1479 relative à l’économie circulaire, en vigueur depuis le 1er janvier 2020, l’usage des factures électroniques sera obligatoire pour toutes les interactions entre les organismes publics et leurs fournisseurs à partir du 1er janvier 2024.

À cette date, afin d’assurer une sécurité renforcée des documents transmis électroniquement, ces factures devront être signées à l’aide d’une signature serveur qualifiée, en conformité avec le cadre de certification européen ETSI EN 319 412-2 ou le cadre national français Afnor XP P12‑203‑2.

Ainsi, l’inscription au PPF est impérative, car elle garantit que tous les fournisseurs et prestataires seront en mesure de soumettre leurs factures électroniques en temps voulu, ce qui favorisera un paiement rapide.

L’obligation de la facturation électronique entraînera des modifications et des améliorations dans les processus des entreprises B2B. De plus, la loi impose à toutes les entreprises de substituer la plupart des contrats papier par des documents numérisés via le portail, dans le but de réduire l’utilisation du papier, d’éliminer la bureaucratie associée à l’envoi de documents par courrier postal, et finalement d’optimiser le flux financier entre l’État et ses fournisseurs !

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