Comment organiser son temps et ses contrats dans le bâtiment ?

Entre le travail sur le terrain, les tâches administratives et comptables, les appels téléphoniques et le démarchage commercial, les réunions d’équipe et la gestion des imprévus, vous ne savez plus où donner de la tête. Vous aimeriez qu’il y ait plus de 24 heures dans une journée ! Pourtant, piloter une entreprise de BTP pérenne exige une bonne gestion de son temps et de ses contrats : vous devez consacrer votre énergie aux bonnes tâches pour reprendre le contrôle, développer sereinement votre entreprise et fidéliser vos équipes. Dans cet article, découvrez 5 leviers pour mieux organiser son temps dans le bâtiment !

1. Mettre en place des process pour l’envoi des devis et la facturation

Pour les devis

Pour commencer, envoyez votre devis juste après votre visite client pour éviter que le prospect passe à autre chose ou ne discute avec l’un de vos concurrents entre temps. Souvent, la signature d’un devis dépend de la réactivité du prestataire ! Soyez transparent et précis sur le détail de chaque prestation et son coût, tant en termes de matériaux que de main-d’œuvre. 

Lors de l’édition du devis, soignez le fond comme la forme pour convaincre et rassurer le prospect. Vous gagnez ainsi du temps puisque vous convertirez plus facilement chaque devis en contrat signé et que vous passerez moins de temps à répondre aux diverses questions. N’hésitez pas à demander un acompte pour vous assurer du sérieux et de la solvabilité du client : vous éviterez de nombreux problèmes liés à des défauts ou des retards de paiement !

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Pour les factures

Une bonne gestion de vos factures vous permet également de réduire le temps passé à relancer vos clients pour retards ou impayés. Nous vous conseillons d’utiliser un logiciel de facturation pour éviter toutes les erreurs, vous assurer que toutes les mentions obligatoires sont bien présentes et surtout éditer chaque facture en quelques clics. 

Fini Excel et autres solutions manuelles très chronophages : éditez toutes vos factures (et vos devis) en quelques minutes seulement grâce à un logiciel de facturation en ligne. Tous vos documents seront également centralisés au même endroit, ce qui facilite le suivi de chaque facture.

2. Établir un planning de chantier

Parmi les principaux enjeux du pilotage d’une entreprise du bâtiment, on retrouve la gestion des équipes et la planification des chantiers. Il est impératif pour un chef d’entreprise d’avoir une vision claire et précise du projet pour organiser les tâches et être aussi performant que possible. Un planning de chantier vous permet de :

• Optimiser la rentabilité des chantiers : une main d’œuvre bien gérée sera davantage source de rentabilité. Entre la répartition du personnel en fonction des corps de métiers, le suivi des heures planifiées et de votre budget, mais aussi de chaque évènement (arrivée, habilitation, absence, départ), vous contrôlez davantage votre chantier.
• Planifier votre besoin de main d’œuvre : un logiciel de suivi de chantier peut être consulté à distance, même lorsque vous n’êtes pas sur le terrain, et vous pouvez le modifier depuis tout support.
• Suivre en temps réel votre budget : un planning de chantier vous permet de pointer l’activité des ouvriers facilement pour attribuer les heures déclarées sans devoir relever vous-même les heures à plusieurs endroits. Vous gagnez du temps concernant la planification et le pointage des horaires des équipes.
• Gagner en productivité : l’utilisation d’un planning simplifie également vos échanges avec les services administratifs puisqu’il s’agit d’un outil collaboratif. Par exemple, les comptables établiront les fiches de paie plus facilement. De votre côté, vous pourrez vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée pour développer votre activité.

3. Optimiser ses relations fournisseurs/prestataires

Dès que vous avez signé un devis avec un nouveau client, passez commande sans attendre auprès de vos fournisseurs pour anticiper les délais de livraison : ces derniers peuvent être longs si vous avez besoin de pièces spécifiques, de mobiliers, de matériaux, d’équipements, etc.

En anticipant un maximum vos besoins, non seulement vous optimisez le pilotage de votre activité, mais vous améliorez également votre relation fournisseur. Ce dernier pourra de son côté mener à bien sa tâche logistique sans subir l’urgence de la situation ou du stress. Une situation gagnant/gagnant !

Faites de même avec la location d’engins ou de matériel et privilégiez un fournisseur pour profiter de prix exclusifs : un client fidèle est un client récompensé ! Vous aurez également plus de facilité à négocier par la suite.

4. Bien gérer ses stocks

Il est également essentiel d’évaluer correctement les besoins du chantier et gérer ses stocks pour éviter les risques de sur-stockage, et surtout de sous-stockage qui provoqueraient l’arrêt du chantier. D’un côté, vous perdez de l’argent à cause du surplus. De l’autre, vous prenez du retard sur vos délais de livraison. Pour avoir une gestion des stocks optimale, voici quelques clés : 

• Établir une liste de matériaux et éléments indispensables : une fois que vous l’avez créée, assurez-vous régulièrement que vous êtes en possession de ces ressources essentielles comme le béton ou la peinture.
• Fixer un seuil critique : pour chaque élément, établissez un seuil minimal qui vous alerte et déclenche une commande automatique pour que vous ne vous retrouviez pas en rupture de stock. Il vous est toujours possible de varier la quantité à commander en fonction de vos projets à venir pour optimiser votre stockage.
• Privilégier les achats groupés : les achats groupés vous permettent de profiter de remises intéressantes pour réduire le coût général des matériaux et optimiser les frais de livraison.
• Collaborer avec plusieurs fournisseurs : travailler avec un fournisseur unique est dangereux puisque vous n’avez aucune garantie qu’il est toujours en possession de ce dont vous avez besoin. Avec plusieurs fournisseurs, vous palliez ce problème et vous évitez les retards de chantier.
• Éviter les stocks dormants : il s’agit de tous les matériaux que vous utilisez peu ou pas, et qui prennent de la place. Revendez-les pour investir cet argent dans un poste de dépense plus profitable.

A lire également : Gestion des stocks : les 6 meilleures méthodes

5. Optimiser la gestion des employés, intervenants et sous-traitants

Encadrer et suivre les équipes

Pour bien gérer votre temps, vous devez également compter sur l’organisation de vos équipes. Manager exige une excellente communication : vous devez bien répartir le travail entre les salariés, mais aussi encadrer chaque équipe pour vous assurer de la bonne exécution des tâches. C’est ce qui permettra à vos ouvriers d’atteindre un haut niveau de performance.

Voici quelques conseils pour bien gérer sa masse salariale :

• Organiser le temps de travail : il est crucial que chaque employé connaisse ses tâches à accomplir de la journée et les objectifs associés. Vous devez définir avec vos équipes les étapes du chantier avant le début de celui-ci, afin de respecter les délais fixés par le devis.
• Déléguer les bonnes tâches aux bonnes personnes : vous gagnez du temps en confiant des missions journalières qui correspondent aux compétences de chacun. On évite donc de mettre un apprenti ou un employé en formation sur des tâches lourdes qui exigent expérience et technicité. Un travail mal réalisé devra être recommencé. 
• Se rendre sur le terrain : même si vous avez de nombreuses tâches adjacentes à réaliser, rendez-vous disponible sur le lieu du chantier pour soutenir vos équipes et suivre l’avancement des travaux.
• Anticiper les conflits : pour éviter les risques psychosociaux (fatigue, burn-out, violence, arrêt maladie, etc.), mettez en place des process pour anticiper et gérer les sources de conflit.

Accompagner vos collaborateurs dans leur carrière

Dans toute entreprise, il est important de donner des feedbacks : n’hésitez pas à débriefer régulièrement sur le travail accompli avec des points journaliers ou hebdomadaires pour identifier les forces et les faiblesses de chaque collaborateur, et leur permettre de progresser. Faire monter ses ouvriers en compétences permet de booster leur engagement et de les motiver. 

Grâce à des formations courtes ou longue durée, accompagnez tout salarié qui en exprime le besoin/l’envie et aidez-le à développer de nouveaux savoir-faire. Non seulement vous le fidéliserez, mais il sera également encore plus performant et vous obtenez une main d’œuvre de haute qualité, ce qui n’est pas toujours chose aisée en BTP !

Gérer la main d’œuvre court terme

Dans le secteur du BTP, vous êtes également souvent sujet aux pics d’activités : vous pouvez avoir besoin de main d’œuvre supplémentaire ou de faire appel à des prestataires externes (intérim, sous-traitance, co-traitance). 

Ne négligez pas cette phase de recrutement : vous devez rédiger les contrats, onboarder les nouveaux intervenants, leur enseigner votre fonctionnement et votre culture d’entreprise, etc. 

Si vous avez des difficultés à gérer ces contrats supplémentaires, faites-vous accompagner par un professionnel pour embaucher à court ou moyen terme plus facilement et répondre à tous vos besoins de main d’œuvre sereinement.

A lire également : La sous-traitance dans le bâtiment | Le guide pour tout comprendre

Pour mieux organiser son temps et ses contrats dans le bâtiment, il est donc possible de jouer sur 5 leviers : les devis et la facturation, le planning de chantier, les relations fournisseurs, les stocks et la gestion employés. Vous gagnerez en performance et en rentabilité, mais vous améliorerez également votre satisfaction client et votre engagement collaborateur. Votre temps et vos ressources sont mieux utilisés pour participer à la croissance de votre entreprise de BTP !

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