L’externalisation administrative : quels avantages ?

Avez-vous déjà pensé à externaliser votre gestion administrative ? Dans la gestion d’une entreprise, les tâches administratives sont indispensables pour le bon fonctionnement de la structure. Le problème, c’est qu’elles sont aussi très chronophages ! En tant que chef d’entreprise, vous n’avez pas toujours le temps de vous occuper de l’administratif puisque vous devez vous concentrer sur votre cœur de métier et l’accompagnement client. L’externalisation administrative apparaît alors comme la solution pour vous soulager de ces obligations. Nous vous expliquons le fonctionnement d’une prestation de services administratifs.

Qu’est-ce que l’externalisation administrative ?

Externaliser sa gestion administrative consiste à faire appel à un prestataire extérieur pour gérer sa comptabilité, sa facturation, la gestion des employés et autres missions liées à l’administratif de votre entreprise. Vous pouvez confier la totalité de ces tâches ou seulement une partie.

Cette solution vous permet de ne pas embaucher une personne supplémentaire pour gérer cet aspect de votre société tout en vous déchargeant de ces contraintes. Gestion financière, secrétariat, factures, données comptables, échéances et créances clients… Tout ceci peut être pris en charge dans le cadre d’une externalisation administrative.

Comment ça marche en pratique ?

Travailler avec un partenaire d’externalisation administrative exige de préparer certaines choses en amont pour s’assurer que la collaboration se passe dans les meilleures conditions :

• Rédiger un cahier des charges : formalisez vos besoins dans un cahier des charges pour recevoir des offres adaptées à votre secteur d’activité, vos contraintes, etc. Ce document facilitera le pilotage contractuel de la prestation.
• Choisir un prestataire : vérifiez les avis Internet et la réputation, la taille et la superficie financière, évaluez sa capacité à vous accompagner sur tous vos besoins pour éviter de prendre un second sous-traitant, etc.
• Rédiger un contrat : décrivez toutes les prestations incluses dans le contrat, et demandez à accéder à un tableau de bord et des comptes rendus pour vérifier que toutes les obligations contractuelles sont remplies.

‍À qui confier cette externalisation administrative ?

Pour l’externalisation d’une gestion administrative, vous pouvez choisir entre différents acteurs selon vos besoins et votre budget :

• les cabinets d’expertise comptable en ligne ou dans votre ville ;
• les start-ups et plateformes digitales pour dématérialiser vos flux administratifs ;
• les freelances et indépendants (à chercher sur les plateformes telles que Malt)

Dans la mesure où la nature des données traitées est sensible et confidentielle, vous devez les confier à des personnes de confiance. Adressez-vous à des professionnels spécialisés dans l’externalisation administrative, qui maîtrisent les problématiques de votre entreprise.

Quelques points à vérifier sont leur éthique ainsi que l’exigence de leur process de travail. Vous vous assurez ainsi qu’ils sont compétents pour réaliser les missions que vous leur déléguez dans les délais impartis et en toute confidentialité.  

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Les avantages d’externaliser sa gestion administrative

Maîtriser ses coûts

À court terme, on pourrait penser qu’externaliser ses activités administratives coûte de l’argent puisqu’il faut rémunérer le prestataire. Pourtant, cet investissement peut se révéler très rentable sur le long terme ! Déjà, car il peut être passé dans le compte de charges. De deux, car vous dégagez du temps supplémentaire pour développer votre activité et augmenter votre chiffre d’affaires.

Plutôt que de passer des heures à gérer votre comptabilité, vous pouvez démarcher des prospects ou accompagner vos clients : vous offrez ainsi un maximum de valeur ajoutée. De plus, recruter en interne est plus coûteux que l’externalisation administrative : temps de formation, charges salariales, risque d’absentéisme, etc. Et l’expérience du prestataire permet une optimisation du temps passé et donc du budget dépensé.

Se concentrer sur son cœur de métier

Pour pérenniser une entreprise et booster son développement, la clé reste de se concentrer sur son cœur de métier et son expertise. L’externalisation administrative et comptable vous permet d’utiliser votre temps disponible pour développer votre fichier client, réfléchir à votre offre, communiquer avec vos fournisseurs ou clients, gérer l’humain, etc.

Ce sont des tâches essentielles, qu’un chef d’entreprise a pourtant tendance à négliger par manque de créneaux libres ! Contrairement aux tâches administratives qui n’apportent aucune valeur ajoutée à une activité commerciale ou artisanale, ces tâches stratégiques passeront enfin au rang de priorités.

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Gagner en performance

Faire appel à une entreprise de gestion administrative vous permet de gagner en professionnalisme et en efficacité. Vous tirez profit des connaissances pointues et expertes, sans pour autant passer par la case du recrutement.

Vous pouvez opter pour une prestation administrative sans engagement sur la durée pour bénéficier d’une grande flexibilité et avoir une marge de manœuvre face aux pics d’activité et aux imprévus. Externaliser les activités administratives vous offre également l’opportunité de réorganiser certaines missions pour optimiser votre rentabilité.

Être plus réactif grâce à l’externalisation administrative

Autre avantage de l’externalisation, c’est de gagner en réactivité. Une fois votre contrat signé et les missions à déléguer définies, vous profiterez d’une prise de mission rapide avec des délais d’exécution beaucoup plus courts que précédemment. Votre gestion administrative est allégée et vous vous montrez réactif face à toutes les demandes clients, prestataires et fournisseurs.

Éviter les erreurs et les oublis

Connaissez-vous sur le bout des doigts toutes les évolutions de la gestion comptable, administrative et légale ? Il y a fort à parier que non. Pourtant, pour pouvoir gérer seul ces aspects de votre entreprise, vous devez posséder les connaissances et compétences nécessaires.

Dans le cas contraire, vous vous exposez à des erreurs et donc à des conséquences légales ou économiques qui peuvent être graves ! Avec l’externalisation administrative, vous vous appuyez sur un prestataire expérimenté et compétent, qui maîtrise toutes les spécificités administratives, légales et comptables. 

Mieux gérer son temps

Enfin, dernière raison de choisir l’externalisation administrative, c’est de mieux gérer votre temps pour être plus performant au quotidien. Vous détestez sûrement vous interrompre dans une tâche cruciale pour gérer un problème administratif ou remplir un papier d’urgence.

Pour être efficace, il faut pouvoir se concentrer pleinement sur ce que vous faites à l’instant T. Déléguer sa gestion administrative en externe permet de garantir la bonne tenue et la gestion régulière de la vie quotidienne de l’entreprise. De votre côté, vous aurez plus de temps libre pour vous concentrer sur autre chose !

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Quels inconvénients à l’externalisation administrative ?

Évidemment, l’externalisation administrative possède également sa part de risques et d’inconvénients. Les connaître vous permettra de faire un choix éclairé, en fonction

Tout d’abord, externaliser ses tâches administratives signifie que vous perdez le contrôle sur cette partie de votre entreprise. S’il y a un problème en cours de route, il sera donc plutôt difficile de le gérer avoir toutes les informations sous la main.

Il y a également une perte de confidentialité puisque vous confiez toutes vos données à un prestataire externe. Enfin, avant la réalisation effective de la prestation, vous n’avez aucune garantie vis-à-vis de la qualité et de la fiabilité de l’entreprise d’outsourcing. D’où l’intérêt de bien regarder les avis clients et avis Google en amont !

L’externalisation administrative consiste donc à déléguer la gestion comptable, administrative et légale à une entreprise externe. Gain de temps, de performance, d’efficacité et de chiffre d’affaires : les avantages sont indéniables. Il convient simplement de choisir son prestataire avec soin pour une collaboration basée sur la confiance et l’excellence.

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