La facture proforma : qu’est ce que c’est ?

Qu’est-ce qu’une facture proforma ? Ce document commercial ressemble à une facture classique, mais seulement pour la forme. En effet, il n’a pas de valeur légale et sert simplement à débuter le processus commercial pour une transaction, à passer la douane ou encore emprunter de l’argent. Découvrez plus en détail la définition d’une facture proforma et son usage dans votre quotidien professionnel !

Qu’est-ce qu’une facture proforma ?

Facture proforma : définition

Voici la définition d’une facture proforma : c’est une facture provisoire générée par une entreprise, qui sert de modèle (ou de brouillon, au choix) afin de transmettre une première proposition. Du latin « pro forma » signifiant « pour la forme », elle vise simplement à faciliter les échanges avant une transaction entre un prestataire de service ou un vendeur et son client.

Envoyée à titre informatif, elle sert à simuler le montant facturé au client et à détailler les informations sur la prestation de service ou l’achat proposé avant l’envoi de la facture définitive. L’entreprise peut également y faire part de ses conditions générales de vente (CGV).

Facture et facture proforma : quelle différence ?

Pour être clair, la facture proforma n’est pas une « vraie » facture. Elle n’a en effet aucune valeur juridique, comptable ou fiscale et n’a pas vocation à déclencher le paiement du destinataire. Contrairement à une facture définitive, on peut également la modifier à volonté. Une facture proforma vient en amont de l’édition d’une facture finale, et a un but principalement informatif.

Quelle différence entre facture proforma et devis ?

Le devis intervient au début de la relation commerciale entre l’entreprise et son client. Il détaille la proposition de prix et les différents éléments inclus dans la vente ou la prestation. Une fois qu’il est signé, il devient un document légal et contractuel, qui engage les deux partis. La facture proforma, quant à elle, intervient une fois le service ou l’achat réalisé, et n’a pas de valeur légale ou contractuelle.

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À quoi sert une facture pro forma ?

Une facture proforma se révèle très utile dans certaines situations, et peut être envoyée pour diverses raisons :

• Dessiner les contours d’une transaction : il arrive que les entreprises fassent des propositions à leurs clients avant que tous les paramètres de la transaction soient connus. Dans ce cas, la facture proforma dessine les contours de manière provisoire et ajustable et permet d’établir de bonnes bases transactionnelles avec le client.
• Emprunter de l’argent ou demander des subventions : elle peut appuyer une demande de crédit auprès d’une banque, ou bien justifier des dépenses lors d’une requête de subvention. En effet, une facture définitive sera créée à la suite de la facture proforma.
• Déclarer la valeur en douane de marchandises : dans le cas de transactions internationales, ce document peut être demandée aux services douaniers afin de justifier de la valeur des marchandises. Elle permet alors d’obtenir une autorisation de douane dans le cadre d’exportation ou d’importation de produits.
• Se faire payer la marchandise ou la prestation en amont : cela peut s’avérer pertinent avec de nouveaux clients ou ceux présentant des difficultés financières. L’entreprise diminue ainsi le risque de devoir recouvrer des créances.

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Quelles sont ses caractéristiques ? 

Comme on l’a vu plus haut, la différence entre une facture proforma et une facture classique est qu’elle ne possède pas de valeur comptable ni de valeur légale (contrairement à un devis signé ou à une facture).

Il n’est pas nécessaire de la numéroter, alors qu’une facture définitive doit respecter des contraintes de série numérique. On pourrait résumer ses caractéristiques ainsi :

• elle n’est pas comptabilisée, car elle n’a pas de valeur fiscale ;
• elle est purement informative ; 
• elle n’engage pas les parties à commercer ensemble ;
• elle ne peut pas servir à exiger un paiement ;
• elle est nommée “Facture proforma” de façon claire et explicite pour de ne pas la confondre avec une facture définitive.

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Pourquoi faire une facture proforma ?

Elle peut servir lorsque vous devez envoyer un devis provisoire à un client avant de formaliser fiscalement et comptablement votre opération avec un document définitif. Elle servira ensuite pour justifier d’une opération pas encore réalisée, concrétiser ou remplacer une proposition commerciale, etc.

La facture proforma est surtout utilisée lorsque vous n’avez pas encore une bonne relation commerciale avec le client, qu’il n’a pas encore reçu votre bien ou votre service, ou encore qu’il ne vous a pas encore réglé le tout.

Ainsi, grâce à ce document, le client peut se faire une idée précise de la transaction. L’entrepreneur ou l’entreprise, de son côté, peut précisément formuler et expliciter son offre. Le tout permet d’éviter les malentendus sur les prix, remises, paiement, délais, etc.

Il suffira ensuite d’enlever la mention légale « pro forma » pour la transformer en facture définitive, qui aura cette fois une valeur fiscale et comptable.

Quelles mentions doit-elle faire figurer ?

Même si elle n’a aucune valeur légale, l’administration fiscale peut exiger une facture proforma pour justifier une exonération de TVA. C’est pourquoi elle doit tout de même contenir les mentions obligatoires suivantes :

• mention « Facture Pro Forma » ;
• identification du vendeur ou du fournisseur ;
• nom de l’acheteur, du prospect ou du client ;
• date d’émission de la facture ;
• numérotation ;
• détails des prestations ou des marchandises vendues avec leurs quantités ;
• tarifs HT ;
• montant de la TVA ;
• délais de paiement et de livraison ;
• déductions commerciales s’il y en a ;
• validité de l’offre ;
• conditions particulières ;
• devise de facturation et Incoterme dans le cas d’une transaction internationale.

Peut-on convertir une facture proforma en facture classique ?

Comme on l’a vu, ce type de document n’a pas de valeur légale et sert de base à une proposition commerciale. Toutefois, si la transaction a bien lieu, vous devrez alors établir une facture définitive. Dans ce cas là, le plus rapide est de transformer votre facture proforma en facture classique.

Comment faire ? C’est tout simple : il suffit d’effectuer les modifications suivantes :

• Remplacer la mention « facture proforma » par « facture » ;
• Mettre à jour la date de facturation ;
• Ajouter une numéroration qui suit la chronologie de vos factures précédentes.

Si des négociations ont eu lieu lors de l’échange avec le client (tarifs, délai de livraison, remise, etc.) n’oubliez pas non plus d’ajuster la facture en ce sens. A savoir : un logiciel de facturation vous permettra de convertir une facture proforma en facture définitive en un clic.

Modèle de facture proforma

Si vous cherchez un modèle de facture proforma Word ou Excel, le site inv24 propose un exemple à télécharger et à personnaliser. Il vous suffira d’ajouter votre logo, vos informations de facturation, les coordonnées de votre client et le détail de vos prestations.

FAQ

Quelle est la valeur juridique d’une facture proforma ?

La facture proforma ne possède pas de valeur juridique ni comptable. Elle fait office de support provisoire à une discussion commerciale et n’engage donc aucune des parties concernées (acheteur et vendeur).

Comment faire une facture proforma en ligne ?

La facture proforma suit la même structure qu’une facture classique, à quelques différences près. Vous pouvez la créer via un outil de tableur, ou encore un logiciel de devis/facture en ligne. Cette dernière solution est la plus efficace et vous permettra de générer une facture pro forma rapidement et avec toutes les bonnes mentions légales.

Devis et facture proforma : quelle différence ?

Le devis est un document commercial dans lequel un prestataire fait une proposition de prix pour un service ou un produit. Une fois signé, celui-ci lie et engage légalement le professionnel et son client, au même titre qu’un contrat. Une facture proforma, elle, n’a aucune valeur légale : son but est purement informatif.

Quelle numérotation pour une facture proforma ?

Comme la facture proforma n’est pas comptabilisée, sa numérotation ne doit pas suivre celle des factures définitives. Par contre, il reste recommandé d’utiliser un système de numérotation spécifique aux factures proforma pour une meilleure organisation.

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La facture proforma est donc une sorte de devis ou de document provisoire. Elle permet d’entamer une discussion commerciale sans obligations légales. Elle est utile dans tous les secteurs d’activité, que ce soit la vente de bien ou de services !