Envoyer ses factures bâtiment avec Chorus Pro : les étapes

En tant que professionnel du bâtiment, vous êtes sûrement amené à facturer des entités publiques, et par conséquent à utiliser Chorus Pro. En effet, depuis le 1er janvier 2017, l’ensemble des grandes entreprises travaillant avec l’État ou les collectivités publiques, a pour obligation de dématérialiser ses factures. Cette mesure a ensuite suivi une généralisation progressive, pour s’appliquer depuis le 1er janvier 2020 aux TPE/PME qui ont dorénavant l’obligation de travailler sur le portail Chorus Pro. Alors, comment l’utiliser au mieux et comment envoyer ses factures bâtiment avec Chorus Pro ? On fait le point dans cet article. 

Chorus Pro : qu’est-ce c’est ?

Définition

Chorus Pro est l’unique portail reconnu par la réglementation pour la transmission des factures dématérialisées. Cette solution technique gratuite et mutualisée permet le dépôt, la transmission, la réception et le suivi de traitement des factures électroniques. 

Chorus Pro résulte d’une large concertation menée par le ministère des Finances et des comptes publics auprès des organismes représentatifs des entreprises, des établissements publics et des collectivités territoriales.

Il s’agit d’une solution de facturation électronique mise en place pour tous les fournisseurs de la sphère publique afin de répondre aux obligations énoncées dans l’ordonnance du 26 juin 2014. En effet, depuis l’ordonnance n°2014-697, toutes les entreprises qui travaillent avec l’État et les collectivités doivent déposer leurs factures électroniques sur le portail Chorus Pro. 

La facturation électronique a connu effectivement une rapide montée en puissance depuis la loi LME (Loi de Modernisation de l’Économie) du 4 août 2008. Un mouvement qui s’est accéléré en 2012 dans le cadre de la simplification administrative de la loi qui avait pour but de faciliter la vie des entreprises.

Il faut savoir que Chorus Pro remplace Chorus Factures qui était utilisé depuis le 1er janvier 2012. 

Une mise en place progressive 

Chorus Pro s’est imposé progressivement à l’ensemble des fournisseurs des entités publiques : 

• Depuis le 1er janvier 2017, il s’applique aux grandes entreprises de plus de 5 000 salariés et aux personnes publiques ; 
• À partir du 1er janvier 2018, ce sont les entreprises de taille intermédiaire (donc de 250 à 5 000 salariés) qui doivent avoir recours à Chorus Pro ; 
• Depuis le 1er janvier 2019, l’obligation s’étend aux PME (10 à 250 salariés) ;
• Enfin, en janvier 2020, ce sont les TPE et micro entreprises (moins de 10 salariés) qui doivent suivre le mouvement. 

Pourquoi utiliser Chorus Pro ? 

Chorus Pro est un portail entièrement gratuit et mis à disposition des entreprises, qui permet :

• d’enregistrer ses factures ; 
• de les envoyer vers les différents acteurs concernés ; 
• de suivre leur avancement.

Le portail Chorus Pro est un moyen de répondre à la volonté de dématérialisation des échanges (en termes de facturation) de l’État.

Ce dernier a pour but principal de stimuler la croissance économique en France et d’augmenter progressivement les échanges dématérialisés (comme la signature électronique) entre les entreprises et les administrations.

En effet, la dématérialisation des factures comporte plus d’un intérêt : 

• la diminution du temps de traitement par facture ; 
• la sécurité grâce à une architecture fiable et sécurisée ; 
• un accès facile : les informations se trouvent toutes au même endroit, qui de plus est interrogeable ; 
• une diminution de la charge de stockage et d’archivage des factures ; 
• un geste non négligeable en faveur de l’environnement avec une réduction significative de l’empreinte carbone

Chorus Pro s’adresse tout d’abord à toutes les entités du secteur public : l’État, les établissements publics locaux, les collectivités territoriales et les établissements publics nationaux. L’application leur permet en tant que récepteurs de traiter les factures reçues de manière optimisée. 

Chorus Pro s’adresse aussi à l’ensemble des acteurs et des fournisseurs (privés et publics) travaillant avec la sphère publique, afin de transmettre leurs factures de manière efficace et automatique. 

L’envoi des factures bâtiment avec Chorus Pro

Les premiers pas sur Chorus Pro

Tout d’abord, pour utiliser Chorus Pro, il vous suffit de taper dans votre navigateur l’adresse suivante : http://chorus-pro.gouv.fr/ et de créer votre compte s’il s’agit de votre première connexion.

N’oubliez pas de bien rattacher votre société grâce à votre numéro de SIRET. Soyez vigilant, car une fois rentrées, les informations concernant votre entreprise ne sont plus modifiables.

Pour pouvoir saisir et envoyer des factures bâtiment avec Chorus Pro manuellement, cliquez sur “souscrire un mandat de facturation”. Vous pouvez à présent utiliser l’outil et profiter de toutes ses fonctionnalités. 

Il existe différents modes pour envoyer des factures bâtiment avec Chorus Pro : 

• le mode portail : pour l’utiliser, il suffit d’avoir un compte utilisateur actif. L’inscription est gratuite ; 
• le mode service (API :  Application Programming Interface) : Chorus Pro présente ses fonctionnalités sous forme de services intégrés dans un portail tiers. Vous vous identifiez via les API et vous pouvez ainsi accéder à l’ensemble des services de Chorus Pro ; 
• le mode EDI (Échange de Données Informatisées) : il permet l’automatisation des envois d’informations de facturation à partir de votre système d’information. 

Sachez que le mode choisi n’est pas définitif. 

Envoyer sa facture bâtiment avec Chorus Pro

Comme indiqué plus haut, vous pouvez déposer une facture établie dans un autre outil, sous format PDF ou XML. Rassurez-vous, la facture électronique déposée conserve toute la mise en forme d’origine, c’est-à-dire qu’elle conservera votre logo ainsi que la présentation générale de votre facture. Vous devrez quand même vérifier et compléter les champs reprenant les données de votre facture. 

Les étapes d’envoi

Pour envoyer une facture bâtiment avec Chorus Pro, suivez ces quelques étapes essentielles : 

• générez votre facture au format PDF sur votre application de gestion habituelle ;
• cliquez sur l’onglet “dépôt factures” dans l’espace “factures émises” de Chorus Pro ; 
• choisissez « PDF non signé » comme format de dépôt, à l’aide du menu déroulant. Pour choisir votre fichier, c’est très simple, il vous suffit de cliquer sur le bouton parcourir et de sélectionner votre fichier PDF qui normalement a été généré par votre logiciel de gestion ;
• sélectionnez le cadre de facturation (A1, A9 ou A12) ; 
• Chorus Pro lance alors son traitement permettant de reconnaître les informations présentes dans le fichier PDF ;
• procédez à la vérification des informations de la facture pré remplie créé suite au traitement de Chorus Pro. Vous avez également la possibilité d’ajouter des informations qui n’ont pas été pré remplies ; 
• n’oubliez pas de vérifier le cadre de facturation, l’identification, le destinataire, et le fournisseur. Renseignez bien la devise, le type de TVA ainsi que son taux, les montants totaux (montant HT, TVA après remise et montant total à payer) ; 
• une fois la saisie terminée, il est possible d’enregistrer votre document. Dans ce cas, il sera sauvegardé en tant que “brouillon” prêt à être modifié ultérieurement. Vous pouvez aussi procéder à la validation et à l’envoi de votre facture bâtiment. Dans ce cas, votre document passera au statut “déposé”.

Mentions obligatoires de la facture

Les données essentielles de la facture sont : 

• le SIRET destinataire ;
• le code service : si une structure publique est divisée en service, il faut bien veiller à indiquer le code service pour le bon acheminement de la facture ; 
• le numéro d’engagement fourni lors de la commande.

Les différents statuts à connaître 

Une fois la facture établie et envoyée au destinataire, celle-ci va prendre différents statuts tout au long de son traitement. Voici ceux que vous pourriez rencontrer :

• déposée : la facture est déposée et elle est conforme aux contrôles effectués par Chorus Pro ; 
• rejetée : la facture électronique est rejetée. Vous devez alors en émettre une nouvelle. C’est un processus assez long, à éviter aussi souvent que possible ; 
• en cours d’acheminement : la facture a été envoyée vers le destinataire mais n’a pas encore été traitée ; 
• mise à disposition du destinataire : selon le mode choisi, le destinataire a, soit reçu le flux contenant les données de la facture (mode EDI), soit il est informé que la facture est à sa disposition (mode portail) ; 
• à recycler : la facture électronique est rejetée par le destinataire. Vous devez donc la recycler. Cela permet de faire des modifications sans avoir à ré émettre une facture ; 
• suspendue : le traitement est en suspens car plusieurs pièces sont manquantes. Vous ne devez pas refaire la facture. Il suffit de renvoyer la même en y joignant uniquement les pièces manquantes ; 
• mandatée : mandatement du montant de la facture ; 
• mise à disposition du comptable : mise à disposition au service comptabilité pour traitement ; 
• mise en paiement : la demande de virement a été effectuée.

Le suivi de traitement des factures sous Chorus Pro

Après l’envoi de vos factures, vous pourrez suivre leur traitement facilement, en accédant simplement à l’onglet “synthèse” de l’espace “factures émises”. Vous y trouverez l’ensemble des factures à traiter.

Si vous souhaitez rechercher une facture en particulier, c’est très simple : il suffit de passer par le moteur de recherche en renseignant différents critères qui vous permettront d’accéder au document souhaité.

---

Chorus Pro est donc un outil indispensable si vous travaillez avec les entités publiques. Fiable et intuitif, il vous permet d’établir, d’envoyer et de suivre vos factures en toute simplicité.

Pour une utilisation plus poussée ou si vous souhaitez davantage d’informations, vous pouvez accéder à la rubrique “gérer mes factures de travaux” de la documentation Chorus Pro. Vous y trouverez à coup sûr l’information que vous recherchez.